vytváření sestav v Salesforce: průvodce pro začátečníky pro rok 2019

Přemýšleli jste někdy, jak vytvořit sestavu v Salesforce? Vytváření sestav v Salesforce může často vypadat nějak takhle:

Ale Salesforce není stojí za to (někdy) vysokou cenu, pokud jste paběrkování vhled (nikoli jen raw data). Ať se nám to líbí nebo ne, vyhrnutí rukávů, abychom zvládli vytváření sestav v Salesforce, je nutností.

jsou tu ale dobré zprávy.

proces vytváření sestav v Salesforce není tak obtížný, jak vypadá(nebo někdy zní, Když čtete dokumenty podpory).

zde je návod, jak získat užitečné informace, které vaše firma potřebuje k růstu.

vytváření sestav v Salesforce-Identifikujte, co potřebujete vědět

„Pokud nevíte, co chcete, skončíte s hodně, co ne.“

jen jedno z mnoha zenových přísloví z Fight Clubu, které platí pro používání Salesforce. (OKO. Pokuta. Je asi jediná.)

Jak vytvořit sestavu v Salesforce?

Přemýšlejte o vytváření sestav v Salesforce jako o používání Google Translate.

změní vaše čísla, seznamy a další nepochopitelná data na něco, čemu skutečně rozumíte. (+1 pro krásné grafy a efektní grafy.)

jakmile data dávají smysl v kontextu, můžete lépe porozumět tomu, jak vaše firma funguje, a pomocí tohoto nového vhledu učinit lépe informovaná rozhodnutí pro budoucnost.

to vše začíná identifikací, které KPI (nebo klíčové ukazatele výkonu) jsou nejdůležitější pro úspěch vašeho podnikání.

bohužel vám zde nemůžeme dát jednoduchou odpověď na kopii/vložení. Je to zcela závislé na vašem vlastním jedinečném scénáři.

můžeme vám však dát několik návrhů s těmito třemi příklady z osvědčených postupů Salesforce:

1. prodejní organizace chce vědět, které obchody byly ztraceny, které konkurenti získávají půdu a zda se průměrná doba uzavření zvyšuje nebo snižuje.
2. pro organizaci služeb zákazníkům je důležité sledovat průměrnou dobu uzavření případů a nechat zákazníky spokojené.
3. a marketingové organizace chtějí sledovat efektivitu kampaně a návratnost investic.

Salesforce dále navrhuje:

“ klást otázky a začít nahoře. Při navrhování sestav a dashboardů nejprve definujte, co vaši vedoucí pracovníci, váš generální ředitel; VPs prodeje, Marketing, podpora; a vaše kanály potřebují vědět, aby mohly podnikat. Jaké jsou jejich klíčové metriky? Jaké chování chtějí povzbudit?“

poté se rozhodněte, jaká data potřebujete zachytit, abyste vytvořili sestavy v Salesforce, které zobrazují tyto KPI v akci.

zde je návod, jak vytvořit novou sestavu uvnitř Salesforce.

jak vytvořit novou sestavu v Salesforce

pojďme se ponořit.

první věc je první: Salesforce poskytuje dva styly oken-Classic a Lightning.

níže uvedené snímky jsou pořízeny pomocí Salesforce Classic. Pokud tedy vaše okno vypadá jinak, stačí kliknout na ikonu svého profilu vpravo nahoře a kliknout na „Přepnout na Salesforce Classic“.

klepněte na „Zprávy“ v horní části karty a uvidíte něco jako toto:

Pojďme vytvořit novou zprávu. Pokračujte a klikněte na „nová zpráva“, jak je zvýrazněno na obrázku výše, a uvidíte toto okno:

Salesforce automaticky vytváří mnoho standardních zpráv pro vás. Často je snazší začít s jedním z nich a přizpůsobit jej vašim potřebám.

proč znovu vynalézat kolo?

například, budu vytvořit Příležitosti Potrubí Sestavy zobrazit stav mého podnikání příležitosti—počínaje pre-made možnosti zprávy.

získejte orientaci v nástroji Report Builder

jakmile vytvoříte novou sestavu, budete přesměrováni do nástroje Report Builder.

ale nebojte se: Vypadá to mnohem komplikovaněji,než ve skutečnosti je.

upozornění: Salesforce zprávy nejsou automatické ukládání. Takže nezapomeňte uložit změny, než opustíte stránku. A pokud přizpůsobujete existující sestavu, použijte funkci „Uložit jako“ a uložte ji jako samostatnou sestavu, abyste neukládali původní.

okno návrhář sestav má tři panely:

1. Pole Panel zobrazuje všechna pole dat, která můžete přidat do vaší zprávy. Můžete procházet složky nebo pomocí vyhledávacího panelu v horní části najít to, co potřebujete.
2. podokno náhledu zobrazuje náhled vašich dat, které vám pomohou sestavit sestavu. (Zobrazuje pouze maximálně 50 řádků pro účely náhledu, ale všechna vaše data budou zahrnuta do závěrečné zprávy).
3. podokno filtru umožňuje filtrovat data obsažená ve vašem přehledu – například podle data nebo stavu.

Jak se zlepšíte při vytváření sestav v salesforce, začnete si uvědomovat, že vaše zpráva je pouze tak dobrá jako data, která do ní zahrnete.

odpadky. Odpadky ven.

zde je návod, jak vybrat správná data, která potřebujete k malování správného obrázku.

jak přetáhnout datová pole, která potřebujete

většinu věcí můžete přetáhnout v nástroji Report Builder.

vážně, tahle věc je jako Tetris. (Ale bohužel, zdaleka tak návykové…)

Začněte tím, že se zbavíte polí, která nechcete. Stačí kliknout na název pole sloupce v okně náhledu a poté jej přetáhnout zpět do pole pole.

dále vyhledejte požadovaná pole a přetáhněte je do podokna náhledu.

V podokně Náhledu, je tu také možnost „Odstranit Všechny Sloupce“ (zvýrazněno žlutě), pokud chcete začít od nuly.

v tomto příkladu použiji tuto funkci přetažení, abych nechal čtyři pole, která potřebuji pro zprávu o potrubí příležitostí.

pak v další části filtrujeme tato vybraná datová pole, abychom zobrazili pouze požadovaná data.

nyní filtrujte Data sestavy Salesforce

každá z předem připravených sestav Salesforce je dodávána se sadou zkratek, standardních filtrů. (A pokud nevidíte filtry, které potřebujete, můžete si vytvořit vlastní.)

v mém příkladu musím omezit data pouze na otevřené příležitosti(filtrování uzavřených příležitostí).

v tomto případě bych mohl jednoduše použít poskytnutou zkratku filtru „stav příležitosti“ a vybrat „Otevřít“. Ale pojďme to udělat ručně, abychom pochopili, jak vytvořit vlastní filtr.

za Prvé, klikněte na tlačítko „Přidat“. Tím se zobrazí řada možností zvýrazněných zeleně.

protože chci vidět pouze otevřené příležitosti, vybral jsem „Stage“, „not equal to“, „Closed Won, Closed Lost“. (Na obrázku musím ještě kliknout na „Ok“, abych použil filtr.)

je zde spousta možností, takže je nejlepší přemýšlet o tom, co potřebujete filtrovat, a jednoduše jej zadejte do první rozbalovací nabídky.

pochopte tyto 4 typy sestav

Nyní máte data zachycená a filtrovaná, je čas je zobrazit nejdostupnějším způsobem.

Salesforce může vytvářet sestavy ve čtyřech formátech (pro podrobnější pohled si přečtěte Ultimate Guide to Report Types):

1. tabulkový formát je stejně jako tabulka aplikace Excel. Je to nejjednodušší způsob, jak uvést data a zobrazit sloupce a řádky. (To je to, co jsme dosud používali).

1. souhrnný formát je jako tabulkový formát, ale umožňuje vám shrnout vaši zprávu jakýmkoli způsobem—například mezisoučty a součty.

1. formát matice není tak matoucí jako filmy. Uvádí souhrny vašich dat v mřížce s vertikálními a horizontálními kritérii. To vám umožní vidět, jak se různé souhrny porovnávají.

1. připojený formát je přesně ten-spojený. To vám umožní sestavit více zpráv do jednoho. (Boční poznámka: připojené zprávy nejsou k dispozici v balíčku Starter.)

dnes se zaměříme na tabulkové a souhrnné zprávy. Tito dva jsou základem vytváření sestav v Salesforce-hlava hada, pokud chcete.

zatím jsme používali Tabulkovém Formátu:

Klikněte na rozbalovací nabídku změnit, aby to Souhrn Formátu:

Nyní, budete muset použít pole shrnout vaše data.

Chcete-li to provést, můžete vytáhnout nové pole z pole pole. Nebo, pokud již máte pole shrnutí v podokně náhledu jako já, jednoduše jej přetáhněte do prostoru a vytvořte seskupení.

níže vidíte moji zprávu v souhrnném formátu, shrnutou podle fáze:

Teď Pojďme Dokončit Svůj Salesforce Zpráva

Grafy mají kouzlo, aby se vaše data snadno srozumitelné.

před spuštěním sestavy musíte také přidat graf, aby se zobrazil na řídicím panelu.

v mém příkladu potřebuji základní trychtýřový graf pro toto potrubí příležitosti:

V Grafu Editor, můžete zvolit nejvhodnější typ grafu pro vaše zprávy. Salesforce také poskytuje spoustu způsobů, jak nakonfigurovat graf.

po vytvoření grafu a kliknutí na tlačítko “ OK “ přidá Salesforce graf do sestavy.

Jak Spustit Vaše Prodejní Zpráva

Jak můžete vidět ze žluté zvýraznění v obrázku výše, report builder je stále jen nám ukazuje náhled naší zprávy.

takže musíme spustit zprávu, abychom viděli celou zprávu se všemi našimi daty. Jednoduše klikněte na tlačítko „Spustit přehled“, jak to udělat:

Salesforce bude pak ukončit Tvůrce sestav a uvidíte závěrečné zprávy:

Pokud jste tak ještě neučinili, nezapomeňte uložit vaše zprávy. Ujistěte se, že dát jedinečný název, a vyplňte ve všech oblastech, pro budoucí použití:

Ta-da! Právě jste vytvořili kickass Salesforce report.

dokonce i Leo je ohromen.

Závěr

Každá firma potřebuje jasnou, snadno stravitelné zprávy objevovat poznatky, potřebné k pokroku efektivně a účinně.

a teď, když víte, jak využít svá data se zprávami Salesforce, už nemusíte být jako frustrovaný Lego man od začátku.

vytvoření sestavy Salesforce by nemělo být obtížné. Protože skutečná práce začíná až poté.

musíte použít postřehy, které jste získali ze zprávy, abyste se posunuli vpřed-jinak, jaký to má smysl?