oprettelse af rapporter i Salesforce: en Begyndervejledning til 2019

har du nogensinde spekuleret på, hvordan du opretter en rapport i Salesforce? Oprettelse af rapporter i Salesforce kan ofte se sådan ud:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

men Salesforce er ikke den (undertiden) høje pris værd, medmindre du henter indsigt (i stedet for bare rådata). Så uanset om vi kan lide det eller ej, er det et must at rulle ærmerne op for at mestre oprettelse af rapporter i Salesforce.

der er dog gode nyheder.

processen med at oprette rapporter i Salesforce er ikke så vanskelig, som den ser ud (eller nogle gange lyder, når du læser supportdokumenterne).

så her er hvordan du får den handlingsrettede indsigt, din virksomhed har brug for at vokse.

oprettelse af rapporter i Salesforce – Identificer, hvad du har brug for at vide

“Hvis du ikke ved, hvad du vil, ender du med meget, du ikke gør.”

bare et af de mange populære ordsprog fra Fight Club, der gælder for brug af Salesforce. (OK. Fin. Det er nok den eneste.)

hvordan oprettes en rapport i Salesforce?

tænk på at oprette rapporter i Salesforce som noget som at bruge Google Translate.

de forvandler dine tal, lister og andre uforståelige data til noget, du faktisk kan forstå. (+ 1 For smukke diagrammer og fancy grafer.)

når dataene giver mening i sammenhæng, kan du bedre forstå, hvordan din virksomhed fungerer, og bruge denne nye indsigt til at træffe bedre informerede beslutninger for fremtiden.

det hele starter med at identificere, hvilke KPI ‘ er (eller Key Performance Indicators), der er vigtigst for din virksomheds succes.

desværre kan vi ikke give dig et simpelt copy/paste svar her. Det er helt afhængigt af dit eget unikke scenario.

Vi kan dog give dig nogle forslag med disse tre eksempler fra Salesforces bedste praksis:

  1. en salgsorganisation ønsker at vide, hvilke tilbud der gik tabt, hvilke konkurrenter Vinder Plads, og om den gennemsnitlige tid til at lukke stiger eller falder.
  2. for en kundeserviceorganisation er det vigtigt at spore den gennemsnitlige tid til at lukke sager og forlade kunderne tilfredse.
  3. og marketing organisationer ønsker at spore kampagne effektivitet og ROI.

Salesforce fortsætter med at foreslå:

“Stil spørgsmål og start øverst. Når du designer rapporter og dashboards, skal du først definere, hvad dine ledere, din administrerende direktør; VPs for salg, Marketing, Support; og dine kanaler skal vide for at drive deres forretning. Hvad er deres vigtigste målinger? Hvilken adfærd ønsker de at tilskynde til?”

beslut derefter, hvilke data du skal fange, for at oprette rapporter i Salesforce, der viser disse KPI ‘ er i aktion.

Sådan oprettes en ny rapport i Salesforce.

Sådan oprettes en ny rapport i Salesforce

lad os dykke ind.

første ting er først: Salesforce giver to vinduesformater-Classic og Lightning.

skærmbillederne nedenfor er taget ved hjælp af Salesforce Classic. Så hvis dit vindue ser anderledes ud, skal du bare klikke på dit profilikon øverst til højre og klikke på “Skift til Salesforce Classic”.

Klik nu på “rapporter” i de øverste faner, og du vil se noget som dette:

bredde=

bredde=

lad os oprette en ny rapport. Gå videre og klik på “Ny rapport” som fremhævet på billedet ovenfor, og du vil se dette vindue:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

Salesforce opretter automatisk mange standardrapporter til dig. Det er ofte lettere at starte med en af disse og tilpasse den til dine behov.

hvorfor genopfinde hjulet?

som et eksempel vil jeg oprette en rapport om muligheder for Pipeline for at vise tilstanden for mine forretningsmuligheder—startende med den foruddefinerede mulighedsrapport.

Hent dine lejer i rapportbygger

når du har oprettet en ny rapport, føres du til rapportbygger.

men vær ikke foruroliget: dette ser langt mere kompliceret ud, end det faktisk er i virkeligheden.

forsigtig: Salesforce-rapporter gemmes ikke automatisk. Så sørg for at gemme dine ændringer, før du forlader siden. Og hvis du tilpasser en eksisterende rapport, skal du bruge funktionen “Gem som” til at gemme den som en separat rapport, så du ikke gemmer over originalen.

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

Rapportbyggervinduet har tre ruder:

  1. Feltruden viser alle de datafelter, du kan føje til din rapport. Du kan gennemse mapperne eller bruge søgefeltet øverst til at finde det, du har brug for.
  2. Eksempelruden viser en forhåndsvisning af dine data for at hjælpe dig med at opbygge din rapport. (Det viser kun maksimalt 50 rækker til forhåndsvisningsformål, men alle dine data vil blive inkluderet i din endelige rapport).
  3. Filterruden giver dig mulighed for at filtrere de data, der er inkluderet i din rapport—for eksempel efter dato eller status.

Når du bliver bedre til at oprette rapporter i salesforce, begynder du at indse, at din rapport kun er så god som de data, du inkluderer i den.

affald i. Affald ud.

så her er hvordan du vælger de rigtige data, du har brug for for at male det rigtige billede.

Sådan trækker og slipper du de datafelter, du har brug for

Du kan trække og slippe de fleste ting i Report Builder.

Seriøst, denne ting er som Tetris. (Men desværre ikke nær så vanedannende…)

Start med at slippe af med de felter, du ikke ønsker. Klik bare på kolonnens feltnavn i eksempelvinduet, og træk og slip det derefter tilbage i feltruden.

søg derefter efter de ønskede felter, og træk og slip dem i Forhåndsvisningsruden.

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

i Forhåndsvisningsruden er der også mulighed for at “fjerne alle kolonner” (markeret med gult), hvis du vil starte fra bunden.

i dette eksempel bruger jeg denne træk og slip-funktion til at forlade mig med de fire felter, jeg har brug for til min Pipeline-rapport om muligheder.

i det næste afsnit filtrerer vi disse valgte datafelter for kun at vise de ønskede data.

Filtrer nu dine Salesforce-rapportdata

hver af de foruddefinerede Salesforce-rapporter leveres med et sæt genvejsfiltre, standardfiltre. (Og hvis du ikke kan se de filtre, du har brug for, kan du oprette brugerdefinerede.)

i mit eksempel skal jeg begrænse dataene til kun åbne muligheder (filtrering af de lukkede muligheder).

i dette tilfælde kunne jeg simpelthen bruge den medfølgende filtergenvej, “Opportunity Status”, til at vælge “Open”. Men lad os gøre det manuelt for at forstå, hvordan man opretter et brugerdefineret filter.

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

Klik først på “Tilføj”. Dette vil bringe op rækken af muligheder fremhævet med grønt.

fordi jeg kun vil se åbne muligheder, har jeg valgt “scene”, “ikke lig med”, “lukket vundet, lukket tabt”. (På billedet skal jeg stadig klikke på “Ok” for at anvende filteret.)

der er masser af muligheder her, så det er bedst at tænke over, hvad du har brug for at filtrere, og skriv det blot i den første rullemenu.

forstå disse 4 rapporttyper

nu har du dine data fanget og filtreret, det er tid til at vise det på den mest tilgængelige måde.

Salesforce kan oprette rapporter i fire formater (læs den ultimative vejledning til rapporttyper for at få et mere dybtgående udseende): Tabelformatet er ligesom et regneark. Det er den enkleste måde at liste dine data på, der viser dig kolonner og rækker. (Dette er hvad vi har brugt indtil videre).

  1. Oversigtsformatet er som Tabelformatet, men det giver dig mulighed for at opsummere din rapport på enhver måde, du gerne vil—såsom subtotaler og totaler.
  1. matricen Format er ikke så forvirrende som filmene. Den viser oversigter over dine data i et gitter med lodrette og vandrette kriterier. Dette giver dig mulighed for at se, hvordan forskellige oversigter sammenlignes med hinanden.
  1. det Joined Format er netop det—joined. Det lader dig kompilere flere rapporter i en. (Side note: sammenføjede rapporter er ikke tilgængelige i startpakken.)

I dag vil vi fokusere på tabelform og sammenfattende rapporter. Disse to er grundlaget for at oprette rapporter i Salesforce —lederen af slangen, hvis du vil.

indtil videre har vi brugt Tabelformatet:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

Klik på rullemenuen for at ændre den til Oversigtsformatet:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

nu skal du bruge et felt til at opsummere dine data.

for at gøre dette kan du trække et nyt felt ind fra Feltruden. Eller hvis du allerede har feltet opsummering i din forhåndsvisningsrude som mig, skal du blot trække og slippe det i rummet for at oprette en gruppering.

nedenfor kan du se min rapport i sammenfattende Format, opsummeret efter trin:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

lad os nu afslutte din Salesforce-rapport

diagrammer besidder magien til at gøre dine data let forståelige.

Du skal også tilføje et diagram, før du kører din rapport, for at den kan vises på instrumentbrættet.

i mit eksempel har jeg brug for et grundlæggende tragtdiagram til denne opportunity Pipeline:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

i Diagrameditoren kan du vælge den mest relevante diagramtype til din rapport. Salesforce giver også en masse måder at konfigurere dit diagram på.

når du har lavet dit diagram og klikket på “OK”, tilføjer Salesforce diagrammet til din rapport.

Sådan køres din Salgsrapport

som du kan se fra det gule højdepunkt på billedet ovenfor, viser rapportbyggeren os stadig kun en forhåndsvisning af vores rapport.

så vi er nødt til at køre rapporten for at se den fulde med alle vores data inkluderet. Klik blot på “Kør rapport” for at gøre dette:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

Salesforce afslutter derefter Rapportbyggeren, og du vil se den endelige rapport:

oprettelse af rapporter i Salesforce

oprettelse af rapporter i Salesforce

Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du ikke glemme at gemme din rapport. Sørg for at give det et unikt navn, og udfyld alle felterne til fremtidig reference:

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

ta-da! Du har lige oprettet en kickass Salesforce-rapport.

selv Leo er imponeret.

oprettelse af rapporter i salesforce

oprettelse af rapporter i salesforce

konklusion

hver virksomhed har brug for klare, let fordøjelige rapporter for at opdage den indsigt, der er nødvendig for at udvikle sig effektivt og effektivt.

og nu hvor du ved, hvordan du bruger dine data med Salesforce-rapporter, behøver du ikke være som den frustrerede Lego mand fra starten længere.

oprettelse af Salesforce-rapporten bør ikke være svært. Fordi det virkelige arbejde først begynder bagefter.

du er nødt til at bruge den indsigt, du har hentet fra rapporten, til at komme videre—ellers, hvad er pointen?

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.