Erstellen von Berichten in Salesforce: Ein Leitfaden für Anfänger für 2019

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie einen Bericht in Salesforce erstellen? Das Erstellen von Berichten in Salesforce kann oft folgendermaßen aussehen:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Aber Salesforce ist den (manchmal) hohen Preis nicht wert, es sei denn, Sie gewinnen Einblicke (anstatt nur Rohdaten). Ob es uns gefällt oder nicht, es ist ein Muss, die Ärmel hochzukrempeln, um das Erstellen von Berichten in Salesforce zu meistern.

Es gibt gute Nachrichten.

Das Erstellen von Berichten in Salesforce ist nicht so schwierig, wie es aussieht (oder manchmal klingt, wenn Sie die Support-Dokumente lesen).

Hier erfahren Sie, wie Sie die umsetzbaren Erkenntnisse erhalten, die Ihr Unternehmen zum Wachsen benötigt.

Erstellen von Berichten in Salesforce – Identifizieren Sie, was Sie wissen müssen

„Wenn Sie nicht wissen, was Sie wollen, haben Sie am Ende viel, was Sie nicht wissen.“

Nur eines der vielen zen-ähnlichen Sprichwörter aus Fight Club, die für die Verwendung von Salesforce gelten. (OK. Fein. Es ist wahrscheinlich das einzige.)

Wie erstelle ich einen Bericht in Salesforce?

Stellen Sie sich das Erstellen von Berichten in Salesforce so vor, als würden Sie Google Translate verwenden.

Sie verwandeln Ihre Zahlen, Listen und andere unverständliche Daten in etwas, das Sie tatsächlich verstehen können. (+1 für schöne Diagramme und ausgefallene Grafiken.)

Sobald die Daten im Kontext sinnvoll sind, können Sie besser verstehen, wie Ihr Unternehmen arbeitet, und diese neuen Erkenntnisse nutzen, um fundiertere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Das alles beginnt mit der Identifizierung, welche KPIs (oder Key Performance Indicators) für den Erfolg Ihres Unternehmens am wichtigsten sind.

Leider können wir Ihnen hier keine einfache Copy/Paste-Antwort geben. Es hängt ganz von Ihrem eigenen Szenario ab.

Mit diesen drei Beispielen aus den Best Practices von Salesforce können wir Ihnen jedoch einige Vorschläge machen:

  1. Eine Vertriebsorganisation möchte wissen, welche Geschäfte verloren gegangen sind, welche Wettbewerber an Boden gewinnen und ob die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss zunimmt oder abnimmt.
  2. Für eine Kundendienstorganisation ist es wichtig, die durchschnittliche Zeit zu verfolgen, um Fälle abzuschließen und Kunden zufrieden zu stellen.
  3. Und Marketingorganisationen möchten die Effektivität und den ROI von Kampagnen verfolgen.

Salesforce schlägt weiter vor:

„Stellen Sie Fragen und beginnen Sie ganz oben. Definieren Sie beim Entwerfen von Berichten und Dashboards zunächst, was Ihre Führungskräfte, Ihr CEO; die VPs von Vertrieb, Marketing, Support; und Ihre Kanäle müssen wissen, um ihr Geschäft zu führen. Was sind ihre wichtigsten Kennzahlen? Welche Verhaltensweisen wollen sie fördern?“

Entscheiden Sie dann, welche Daten Sie erfassen müssen, um in Salesforce Berichte zu erstellen, die diese KPIs in Aktion zeigen.

So erstellen Sie einen neuen Bericht in Salesforce.

So erstellen Sie einen neuen Bericht in Salesforce

Lassen Sie uns eintauchen.

Das Wichtigste zuerst: Salesforce bietet zwei Fensterstile – Classic und Lightning.

Die folgenden Screenshots wurden mit Salesforce Classic erstellt. Wenn Ihr Fenster also anders aussieht, klicken Sie einfach oben rechts auf Ihr Profilsymbol und dann auf „Zu Salesforce Classic wechseln“.

Klicken Sie nun in den oberen Registerkarten auf „Berichte“ und Sie werden Folgendes sehen:

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Erstellen wir einen neuen Bericht. Klicken Sie auf „Neuer Bericht“, wie im Bild oben hervorgehoben, und Sie sehen dieses Fenster:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Salesforce erstellt automatisch viele Standardberichte für Sie. Es ist oft einfacher, mit einem davon zu beginnen und es an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Warum das Rad neu erfinden?

Als Beispiel werde ich einen Opportunities—Pipeline-Bericht erstellen, um den Status meiner Geschäftschancen anzuzeigen – beginnend mit dem vorgefertigten Opportunities-Bericht.

Orientieren Sie sich im Report Builder

Sobald Sie einen neuen Bericht erstellt haben, werden Sie zum Report Builder weitergeleitet.

Aber seien Sie nicht beunruhigt: Das sieht viel komplizierter aus, als es in Wirklichkeit ist.

Achtung: Salesforce-Berichte werden nicht automatisch gespeichert. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Änderungen speichern, bevor Sie die Seite verlassen. Wenn Sie einen vorhandenen Bericht anpassen, verwenden Sie die Funktion „Speichern unter“, um ihn als separaten Bericht zu speichern, damit Sie nicht über dem Original speichern.

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Das Report Builder-Fenster hat drei Bereiche:

  1. Im Bereich Felder werden alle Datenfelder angezeigt, die Sie Ihrem Bericht hinzufügen können. Sie können die Ordner durchsuchen oder die Suchleiste oben verwenden, um das zu finden, was Sie benötigen.
  2. Der Vorschaufenster zeigt eine Vorschau Ihrer Daten an, damit Sie Ihren Bericht erstellen können. (Es werden nur maximal 50 Zeilen für Vorschauzwecke angezeigt, aber alle Ihre Daten werden in Ihrem Abschlussbericht enthalten sein).
  3. Im Bereich Filter können Sie die in Ihrem Bericht enthaltenen Daten filtern, z. B. nach Datum oder Status.

Wenn Sie Berichte in Salesforce besser erstellen können, werden Sie feststellen, dass Ihr Bericht nur so gut ist wie die darin enthaltenen Daten.

Müll rein. Müll raus.

So wählen Sie die richtigen Daten aus, die Sie benötigen, um das richtige Bild zu zeichnen.

So ziehen Sie die benötigten Datenfelder per Drag & Drop

Sie können die meisten Dinge im Berichts-Generator per Drag & Drop verschieben.

Im Ernst, dieses Ding ist wie Tetris. (Aber leider bei weitem nicht so süchtig …)

Beginnen Sie damit, die Felder loszuwerden, die Sie nicht möchten. Klicken Sie einfach im Vorschaufenster auf den Feldnamen der Spalte und ziehen Sie ihn dann per Drag & Drop zurück in den Bereich Felder.

Suchen Sie als Nächstes nach den gewünschten Feldern und ziehen Sie sie per Drag & Drop in den Vorschaufenster.

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Im Vorschaufenster gibt es auch die Option „Alle Spalten entfernen“ (gelb hervorgehoben), wenn Sie bei Null anfangen möchten.

In diesem Beispiel verwende ich diese Drag & Drop-Funktion, um die vier Felder zu erhalten, die ich für meinen Opportunities-Pipeline-Bericht benötige.

Im nächsten Abschnitt filtern wir diese ausgewählten Datenfelder, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen.

Filtern Sie jetzt Ihre Salesforce-Berichtsdaten

Jeder der vorgefertigten Salesforce-Berichte verfügt über eine Reihe von verknüpften Standardfiltern. (Und wenn Sie die benötigten Filter nicht sehen, können Sie benutzerdefinierte Filter erstellen.)

In meinem Beispiel muss ich die Daten auf nur offene Opportunities beschränken (Herausfiltern der geschlossenen Opportunities).

In diesem Fall könnte ich einfach die bereitgestellte Filterverknüpfung „Opportunity Status“ verwenden, um „Öffnen“ auszuwählen. Aber machen wir es manuell, um zu verstehen, wie man einen benutzerdefinierten Filter erstellt.

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Klicken Sie zuerst auf „Hinzufügen“. Dadurch wird die Reihe der grün hervorgehobenen Optionen angezeigt.

Da ich nur offene Opportunities sehen möchte, habe ich „Stage“, „not equal to“, „Closed Won, Closed Lost“ ausgewählt. (Im Bild muss ich noch auf „OK“ klicken, um den Filter anzuwenden.)

Es gibt Unmengen von Optionen hier, also ist es am besten, darüber nachzudenken, was Sie filtern müssen, und es einfach in das erste Dropdown-Menü einzugeben.

Verstehen Sie diese 4 Berichtstypen

Nachdem Sie Ihre Daten erfasst und gefiltert haben, ist es an der Zeit, sie auf die am besten zugängliche Weise anzuzeigen.

Salesforce kann Berichte in vier Formaten erstellen (weitere Informationen finden Sie in der ultimativen Anleitung zu Berichtstypen):

  1. Das Tabellenformat ähnelt einer Excel-Tabelle. Dies ist die einfachste Möglichkeit, Ihre Daten aufzulisten und Spalten und Zeilen anzuzeigen. (Dies ist, was wir bisher verwendet haben).
  1. Das Zusammenfassungsformat ähnelt dem Tabellenformat, ermöglicht es Ihnen jedoch, Ihren Bericht nach Belieben zusammenzufassen, z. B. Zwischensummen und Summen.

  1. Das Matrix-Format ist nicht so verwirrend wie die Filme. Es listet Zusammenfassungen Ihrer Daten in einem Raster mit vertikalen und horizontalen Kriterien auf. Auf diese Weise können Sie sehen, wie verschiedene Zusammenfassungen miteinander verglichen werden.
  1. Das Joined—Format ist genau das -joined . Sie können mehrere Berichte zu einem zusammenstellen. (Randnotiz: Verbundene Berichte sind im Starterpaket nicht verfügbar.)

Heute werden wir uns auf die tabellarischen und zusammenfassenden Berichte konzentrieren. Diese beiden sind die Grundlage für die Erstellung von Berichten in Salesforce – der Kopf der Schlange, wenn man so will.

Bisher haben wir das Tabellenformat verwendet:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um es in das Zusammenfassungsformat zu ändern:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Jetzt müssen Sie ein Feld verwenden, um Ihre Daten zusammenzufassen.

Dazu können Sie ein neues Feld aus dem Feldbereich ziehen. Wenn Sie das Zusammenfassungsfeld wie ich bereits in Ihrem Vorschaufenster haben, ziehen Sie es einfach per Drag & Drop in den Bereich, um eine Gruppierung zu erstellen.

Unten sehen Sie meinen Bericht im zusammenfassenden Format, zusammengefasst nach Stufe:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Lassen Sie uns nun Ihren Salesforce-Bericht fertigstellen

Diagramme besitzen die Magie, Ihre Daten leicht verständlich zu machen.

Außerdem müssen Sie vor der Ausführung Ihres Berichts ein Diagramm hinzufügen, damit es im Dashboard angezeigt wird.

In meinem Beispiel benötige ich ein grundlegendes Trichterdiagramm für diese Opportunity-Pipeline:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Im Diagrammeditor können Sie den relevantesten Diagrammtyp für Ihren Bericht auswählen. Salesforce bietet auch eine Reihe von Möglichkeiten, Ihr Diagramm zu konfigurieren.

Sobald Sie Ihr Diagramm erstellt und auf „OK“ geklickt haben, fügt Salesforce das Diagramm Ihrem Bericht hinzu.

So führen Sie Ihren Verkaufsbericht aus

Wie Sie an der gelben Markierung im obigen Bild sehen können, zeigt uns der Berichts-Builder immer noch nur eine Vorschau unseres Berichts.

Wir müssen also den Bericht ausführen, um den vollständigen Bericht mit allen unseren Daten anzuzeigen. Klicken Sie dazu einfach auf „Bericht ausführen“:

Berichte in Salesforce erstellen

Berichte in Salesforce erstellen

Salesforce beendet dann den Berichts-Generator und Sie sehen den endgültigen Bericht:

Berichte in Salesforce erstellen

Erstellen von Berichten in Salesforce

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, vergessen Sie nicht, Ihren Bericht zu speichern. Achten Sie darauf, ihm einen eindeutigen Namen zu geben, und füllen Sie alle Felder zum späteren Nachschlagen aus:

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Ta-da! Sie haben gerade einen Kickass Salesforce-Bericht erstellt.

Sogar Leo ist beeindruckt.

Erstellen von Berichten in Salesforce

Erstellen von Berichten in Salesforce

Fazit

Jedes Unternehmen benötigt klare, leicht verständliche Berichte, um die Erkenntnisse zu gewinnen, die für einen effizienten und effektiven Fortschritt erforderlich sind.Und jetzt, da Sie wissen, wie Sie Ihre Daten mit Salesforce-Berichten nutzen können, müssen Sie nicht mehr von Anfang an wie der frustrierte Lego-Mann sein.

Das Erstellen des Salesforce-Berichts sollte nicht schwierig sein. Denn die eigentliche Arbeit beginnt erst danach.

Sie müssen die Erkenntnisse, die Sie aus dem Bericht gewonnen haben, nutzen, um voranzukommen — was ist sonst der Sinn?

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