Creación de informes en Salesforce: Una Guía para principiantes para 2019

¿Alguna vez se ha preguntado cómo crear un informe en Salesforce? Crear informes en Salesforce a menudo puede tener el siguiente aspecto:

crear informes en salesforce

crear informes en salesforce

Pero Salesforce no vale la pena el precio (a veces) alto a menos que esté recopilando información (en lugar de solo datos sin procesar). Así que nos guste o no, arremangarnos para dominar la creación de informes en Salesforce es una necesidad.

Sin embargo, hay buenas noticias.

El proceso de creación de informes en Salesforce no es tan difícil como parece (o a veces suena cuando lee los documentos de soporte).

Así que, te mostramos cómo obtener la información procesable que tu negocio necesita para crecer.

Creación de informes en Salesforce: Identifique lo que necesita Saber

«Si no sabe lo que quiere, termina con muchas cosas que no sabe.»

Solo uno de los muchos proverbios zen de Fight Club que se aplican al uso de Salesforce. (OK. Fino. Probablemente sea el único.)

Cómo crear un informe en Salesforce?

Piense en crear informes en Salesforce como en usar Google Translate.

Convierten tus números, listas y otros datos incomprensibles en algo que realmente puedes entender. (+ 1 para gráficos bonitos y elegantes.)

Una vez que los datos tienen sentido en el contexto, puede comprender mejor cómo funciona su negocio y usar esta nueva información para tomar decisiones mejor informadas para el futuro.

Todo esto comienza con la identificación de qué KPI (o Indicadores Clave de Rendimiento) son más importantes para el éxito de su negocio.

Desafortunadamente, no podemos darle una respuesta simple de copiar/pegar aquí. Depende completamente de su propio escenario único.

Sin embargo, podemos darle algunas sugerencias con estos tres ejemplos de las mejores prácticas de Salesforce:

  1. Una organización de ventas quiere saber qué acuerdos se perdieron, qué competidores están ganando terreno y si el tiempo promedio de cierre está aumentando o disminuyendo.
  2. Para una organización de servicio al cliente, es importante hacer un seguimiento del tiempo promedio para cerrar casos y dejar satisfechos a los clientes.
  3. Y las organizaciones de marketing quieren hacer un seguimiento de la efectividad de las campañas y el retorno de la inversión.

Salesforce continúa sugiriendo:

«Haga preguntas y comience por arriba. Al diseñar informes y paneles, primero defina lo que sus ejecutivos, su CEO; los VPs de Ventas, Marketing, Soporte; y sus canales necesitan saber para dirigir su negocio. ¿Cuáles son sus métricas clave? ¿Qué comportamientos quieren fomentar?»

A continuación, decida qué datos necesita capturar para crear informes en Salesforce que muestren estos KPI en acción.

Te mostramos cómo crear un nuevo informe dentro de Salesforce.

Cómo Crear un Nuevo Informe en Salesforce

Vamos a bucear.

Lo primero es lo primero: Salesforce proporciona dos estilos de ventana: Clásico y Relámpago.

Las capturas de pantalla a continuación se toman con Salesforce Classic. Por lo tanto, si su ventana se ve diferente, simplemente haga clic en el icono de su perfil en la parte superior derecha y haga clic en «Cambiar a Salesforce Classic».

Ahora, haga clic en «Informes» en las pestañas superiores y verá algo como esto:

width=

width=

Vamos a crear un nuevo informe. Siga adelante y haga clic en «Nuevo informe» como se resalta en la imagen de arriba, y verá esta ventana:

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

Salesforce crea automáticamente muchos informes estándar para usted. A menudo es más fácil comenzar con uno de estos y personalizarlo para sus necesidades.

¿por Qué reinventar la rueda?

Como ejemplo, voy a crear un Informe de Canalización de oportunidades para mostrar el estado de las oportunidades de mi negocio, comenzando con el informe de oportunidades predefinido.

Orientarse en el Creador de informes

Una vez que haya creado un nuevo informe, se le llevará al Creador de informes.

Pero no se alarme: Esto parece mucho más complicado de lo que es en realidad.

Precaución: Los informes de Salesforce no se guardan automáticamente. Así que asegúrate de guardar los cambios antes de salir de la página. Y, si está personalizando un informe existente, use la función» Guardar como » para guardarlo como un informe separado para no guardar sobre el original.

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

La ventana del generador de informes tiene tres paneles:

  1. El panel Campos muestra todos los campos de datos que puede agregar a su informe. Puede explorar las carpetas o usar la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar lo que necesita.
  2. El Panel de vista previa muestra una vista previa de los datos para ayudarlo a crear el informe. (Solo muestra un máximo de 50 filas para fines de vista previa, pero todos sus datos se incluirán en su informe final).
  3. El panel Filtro le permite filtrar los datos incluidos en el informe, por ejemplo, por fecha o estado.

A medida que mejore en la creación de informes en salesforce, comenzará a darse cuenta de que su informe es tan bueno como los datos que incluye.

Basura en. Basura fuera.

Así que aquí le mostramos cómo seleccionar los datos correctos que necesita para pintar la imagen correcta.

Cómo Arrastrar y Soltar los Campos de Datos Que Necesita

Puede arrastrar y soltar la mayoría de las cosas en el Creador de informes.

En serio, esta cosa es como Tetris. (Pero lamentablemente, no es tan adictivo

Empieza por deshacerte de los campos que no quieres. Simplemente haga clic en el nombre del campo de la columna en la ventana de vista previa, luego arrástrelo y suéltelo de nuevo en el panel campos.

A continuación, busque los campos que desee y arrástrelos y suéltelos en el panel de vista previa.

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

En el panel de vista previa, también hay una opción para «Eliminar todas las columnas» (resaltadas en amarillo), si desea comenzar desde cero.

Para este ejemplo, usaré esta función de arrastrar y soltar para dejarme con los cuatro campos que necesito para mi Informe de Canalización de Oportunidades.

Luego, en la siguiente sección, filtraremos estos campos de datos seleccionados para mostrar solo los datos que desea.

Ahora Filtra los datos de los informes de Salesforce

Cada uno de los informes de Salesforce preestablecidos viene con un conjunto de filtros estándar de acceso directo. (Y, si no ves los filtros que necesitas, puedes crear filtros personalizados.)

En mi ejemplo, necesito limitar los datos a solo oportunidades abiertas (filtrando las oportunidades cerradas).

En este caso, simplemente podría usar el acceso directo de filtro proporcionado, «Estado de oportunidad», para seleccionar»Abrir». Pero, hagámoslo manualmente para entender cómo crear un filtro personalizado.

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

Primero, haga clic en «Agregar». Esto mostrará la fila de opciones resaltadas en verde.

Porque solo quiero ver oportunidades abiertas, he seleccionado «Etapa», «no igual a», «Cerrado Ganado, Cerrado Perdido». (En la imagen, todavía necesito hacer clic en «Aceptar» para aplicar el filtro.)

Hay un montón de opciones aquí, por lo que es mejor pensar en lo que necesita filtrar y simplemente escribirlo en el primer menú desplegable.

Comprenda estos 4 tipos de informes

Ahora que tiene sus datos capturados y filtrados, es hora de mostrarlos de la manera más accesible.

Salesforce puede crear informes en cuatro formatos (para obtener una visión más detallada, lea La Guía Definitiva sobre Tipos de informes):

  1. El formato Tabular es como una hoja de cálculo de Excel. Es la forma más sencilla de enumerar tus datos, mostrándote columnas y filas. (Esto es lo que hemos estado usando hasta ahora).
  1. El formato de resumen es similar al Formato Tabular, pero le permite resumir su informe de la manera que desee, como subtotales y totales.

  1. El formato de matriz no es tan confuso como las películas. Enumera resúmenes de sus datos en una cuadrícula, con criterios verticales y horizontales. Esto le permite ver cómo se comparan los diferentes resúmenes entre sí.
  1. El formato unido es exactamente eso-unido. Le permite compilar varios informes en uno solo. (Nota al margen: Los informes unidos no están disponibles en el paquete de inicio.)

Hoy nos centraremos en los informes Tabulares y de resumen. Estos dos son la base para crear informes en Salesforce: la cabeza de la serpiente, por así decirlo.

Hasta ahora, hemos estado utilizando el Formato Tabular:

crear informes en salesforce

crear informes en salesforce

Haga clic en el menú desplegable para cambiarlo al formato de resumen:

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

Ahora, debe usar un campo para resumir sus datos.

Para hacer esto, puede extraer un nuevo campo del Panel de campos. O, si ya tiene el campo de resumen en su Panel de vista previa, como yo, simplemente arrástrelo y suéltelo en el espacio para crear una agrupación.

A continuación, puede ver mi informe en formato de resumen, resumido por etapa:

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

Ahora Terminemos Su informe de Salesforce

Los gráficos poseen la magia para hacer que sus datos sean fácilmente comprensibles.

Además, debe agregar un gráfico antes de ejecutar su informe, para que se muestre en el panel de control.

En mi ejemplo, necesito un gráfico de embudo básico para esta canalización de Oportunidades:

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

En el Editor de gráficos, puede elegir el tipo de gráfico más relevante para su informe. Salesforce también proporciona varias formas de configurar su gráfico.

Una vez que haya hecho su gráfico y haya hecho clic en «Aceptar», Salesforce agregará el gráfico a su informe.

Cómo ejecutar tu informe de ventas

Como puedes ver en el resaltado amarillo de la imagen de arriba, el creador de informes sigue mostrándonos solo una vista previa de nuestro informe.

Así que necesitamos ejecutar el informe para ver el informe completo con todos nuestros datos incluidos. Simplemente haga clic en «Ejecutar informe» para hacer esto:

crear informes en salesforce

crear informes en salesforce

Salesforce saldrá del Creador de informes y verá el informe final:

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

Si aún no lo ha hecho, no olvide guardar su informe. Asegúrese de darle un nombre único y rellene todos los campos para futuras referencias:

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

¡Ta-da! Acabas de crear un informe de Salesforce increíble.

Incluso Leo está impresionado.

creación de informes en salesforce

creación de informes en salesforce

Conclusión

Cada empresa necesita informes claros y fáciles de digerir para descubrir la información necesaria para progresar de manera eficiente y efectiva.

Y ahora que sabe cómo utilizar sus datos con los informes de Salesforce, ya no tiene que ser como el frustrado Lego man desde el principio.

Crear el informe de Salesforce no debería ser difícil. Porque el verdadero trabajo comienza solo después.

Tienes que usar la información que has obtenido del informe para seguir adelante; de lo contrario, ¿cuál es el punto?

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.