Création de rapports dans Salesforce : Guide du Débutant pour 2019

Vous êtes-vous déjà demandé comment créer un rapport dans Salesforce ? La création de rapports dans Salesforce peut souvent ressembler à ceci :

création de rapports dans Salesforce

création de rapports dans salesforce

Mais Salesforce ne vaut pas le prix (parfois) élevé sauf si vous glanez des informations (au lieu de données brutes). Donc, que cela nous plaise ou non, retrousser nos manches pour maîtriser la création de rapports dans Salesforce est un must.

Il y a cependant de bonnes nouvelles.

Le processus de création de rapports dans Salesforce n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît (ou sonne parfois lorsque vous lisez les documents d’assistance).

Voici donc comment obtenir les informations exploitables dont votre entreprise a besoin pour se développer.

Création de rapports dans Salesforce – Identifiez ce que Vous devez savoir

 » Si vous ne savez pas ce que vous voulez, vous vous retrouvez avec beaucoup de choses que vous n’avez pas. »

Juste l’un des nombreux proverbes zen de Fight Club qui s’appliquent à l’utilisation de Salesforce. (OK. Fin. C’est probablement le seul.)

Comment créer un rapport dans Salesforce ?

Pensez à la création de rapports dans Salesforce comme à l’aide de Google Translate.

Ils transforment vos numéros, listes et autres données incompréhensibles en quelque chose que vous pouvez réellement comprendre. (+1 pour de beaux graphiques et des graphiques fantaisistes.)

Une fois que les données ont un sens dans leur contexte, vous pouvez mieux comprendre le fonctionnement de votre entreprise et utiliser ces nouvelles informations pour prendre des décisions plus éclairées pour l’avenir.

Tout commence par identifier les indicateurs de performance clés (ou indicateurs de performance clés) les plus importants pour le succès de votre entreprise.

Malheureusement, nous ne pouvons pas vous donner une simple réponse copier / coller ici. Cela dépend entièrement de votre propre scénario unique.

Cependant, nous pouvons vous donner quelques suggestions avec ces trois exemples tirés des meilleures pratiques de Salesforce:

  1. Une organisation commerciale veut savoir quelles transactions ont été perdues, quels concurrents gagnent du terrain et si le délai moyen de clôture augmente ou diminue.
  2. Pour une organisation de service à la clientèle, il est important de suivre le temps moyen de clôture des dossiers et de laisser les clients satisfaits.
  3. Et les organisations de marketing souhaitent suivre l’efficacité et le retour sur investissement des campagnes.

Salesforce continue en suggérant :

 » Posez des questions et commencez par le haut. Lors de la conception de rapports et de tableaux de bord, définissez d’abord ce que vos dirigeants, votre PDG; les VPS des ventes, du Marketing, du support; et vos canaux ont besoin de savoir pour gérer leur entreprise. Quels sont leurs indicateurs clés ? Quels comportements veulent-ils encourager? »

Ensuite, décidez quelles données vous devez capturer, pour créer des rapports dans Salesforce qui montrent ces indicateurs clés de performance en action.

Voici comment créer un nouveau rapport dans Salesforce.

Comment créer un nouveau rapport dans Salesforce

Plongeons-y.

Tout d’abord : Salesforce propose deux styles de fenêtres : Classic et Lightning.

Les captures d’écran ci-dessous sont prises à l’aide de Salesforce Classic. Donc, si votre fenêtre est différente, cliquez simplement sur l’icône de votre profil en haut à droite, puis cliquez sur « Passer à Salesforce Classic ».

Maintenant, cliquez sur « Rapports » dans les onglets supérieurs et vous verrez quelque chose comme ceci:

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Créons un nouveau rapport. Allez-y et cliquez sur « Nouveau rapport » comme surligné dans l’image ci-dessus, et vous verrez cette fenêtre:

création de rapports dans salesforce

création de rapports dans Salesforce

Salesforce crée automatiquement de nombreux rapports standard pour vous. Il est souvent plus facile de commencer avec l’un d’entre eux et de le personnaliser pour vos besoins.

Pourquoi réinventer la roue ?

À titre d’exemple, je vais créer un rapport de pipeline d’opportunités pour montrer l’état des opportunités de mes entreprises — en commençant par le rapport d’opportunités pré-créé.

Obtenez vos repères dans le Générateur de rapports

Une fois que vous avez créé un nouveau rapport, vous serez redirigé vers le Générateur de rapports.

Mais ne vous inquiétez pas: Cela semble beaucoup plus compliqué qu’il ne l’est en réalité.

Attention : Les rapports Salesforce ne sont pas enregistrés automatiquement. Assurez-vous donc d’enregistrer vos modifications avant de quitter la page. Et, si vous personnalisez un rapport existant, utilisez la fonction  » Enregistrer sous  » pour l’enregistrer en tant que rapport séparé afin de ne pas enregistrer par rapport à l’original.

création de rapports dans salesforce

création de rapports dans salesforce

La fenêtre Générateur de rapports comporte trois volets :

  1. Le volet Champs affiche tous les champs de données que vous pouvez ajouter à votre rapport. Vous pouvez parcourir les dossiers ou utiliser la barre de recherche en haut pour trouver ce dont vous avez besoin.
  2. Le volet d’aperçu affiche un aperçu de vos données pour vous aider à créer votre rapport. (Il affiche seulement un maximum de 50 lignes à des fins de prévisualisation, mais toutes vos données seront incluses dans votre rapport final).
  3. Le volet Filtre vous permet de filtrer les données incluses dans votre rapport, par exemple par date ou statut.

Au fur et à mesure que vous vous améliorerez dans la création de rapports dans salesforce, vous commencerez à réaliser que votre rapport est aussi bon que les données que vous y incluez.

Ordures dans. Déchets dehors.

Voici donc comment sélectionner les bonnes données dont vous avez besoin pour peindre la bonne image.

Comment Faire Glisser et Déposer Les Champs de Données Dont Vous Avez besoin

Vous pouvez faire glisser et déposer la plupart des éléments dans le Générateur de rapports.

Sérieusement, cette chose est comme Tetris. (Mais malheureusement, loin d’être aussi addictif…)

Commencez par vous débarrasser des champs que vous ne voulez pas. Cliquez simplement sur le nom du champ de la colonne dans la fenêtre d’aperçu, puis faites-le glisser et déposez-le dans le volet champs.

Ensuite, recherchez les champs souhaités, puis faites-les glisser et déposez-les dans le volet d’aperçu.

création de rapports dans salesforce

Création de rapports dans salesforce

Dans le volet d’aperçu, il y a aussi une option pour « Supprimer toutes les colonnes » (surlignées en jaune), si vous souhaitez recommencer à zéro.

Pour cet exemple, j’utiliserai cette fonction de glisser-déposer pour me laisser les quatre champs dont j’ai besoin pour mon rapport de pipeline d’opportunités.

Ensuite, dans la section suivante, nous filtrerons ces champs de données sélectionnés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez.

Filtrez maintenant vos données de rapport Salesforce

Chacun des rapports Salesforce prédéfinis est livré avec un ensemble de raccourcis, filtres standard. (Et, si vous ne voyez pas les filtres dont vous avez besoin, vous pouvez en créer des personnalisés.)

Dans mon exemple, je dois limiter les données aux seules opportunités ouvertes (en filtrant les opportunités fermées).

Dans ce cas, je pourrais simplement utiliser le raccourci de filtre fourni, « Statut d’opportunité », pour sélectionner « Ouvrir ». Mais, faisons-le manuellement pour comprendre comment créer un filtre personnalisé.

création de rapports dans salesforce

Création de rapports dans salesforce

Tout d’abord, cliquez sur « Ajouter ». Cela fera apparaître la rangée d’options surlignées en vert.

Parce que je ne veux voir que des opportunités ouvertes, j’ai sélectionné « Stage », « not equal to », « Closed Won, Closed Lost ». (Sur l’image, je dois encore cliquer sur « Ok » pour appliquer le filtre.)

Il y a des tonnes d’options ici, il est donc préférable de penser à ce que vous devez filtrer et de le taper simplement dans le premier menu déroulant.

Comprenez ces 4 types de rapports

Maintenant que vous avez capturé et filtré vos données, il est temps de les afficher de la manière la plus accessible.

Salesforce peut créer des rapports en quatre formats (pour un aperçu plus approfondi, lisez Le Guide ultime sur les types de rapports) :

  1. Le format Tabulaire ressemble à une feuille de calcul Excel. C’est le moyen le plus simple de lister vos données, en vous montrant des colonnes et des lignes. (C’est ce que nous utilisons jusqu’à présent).

  1. Le format de résumé est similaire au format Tabulaire, mais il vous permet de résumer votre rapport de la manière que vous le souhaitez, comme les sous—totaux et les totaux.
  1. Le format matriciel n’est pas aussi déroutant que les films. Il répertorie les résumés de vos données dans une grille, avec des critères verticaux et horizontaux. Cela vous permet de voir comment les différents résumés se comparent les uns aux autres.
  1. Le format joint est exactement celui-joint. Il vous permet de compiler plusieurs rapports en un seul. (Remarque : Les rapports joints ne sont pas disponibles dans le package de démarrage.)

Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les rapports tabulaires et sommaires. Ces deux éléments sont à la base de la création de rapports dans Salesforce — la tête du serpent si vous voulez.

Jusqu’à présent, nous avons utilisé le format tabulaire:

création de rapports dans salesforce

création de rapports dans salesforce

Cliquez sur le menu déroulant pour le changer au format de résumé:

création de rapports dans salesforce

Création de rapports dans salesforce

Maintenant, vous devez utiliser un champ pour résumer vos données.

Pour ce faire, vous pouvez extraire un nouveau champ du volet Champ. Ou, si vous avez déjà le champ récapitulatif dans votre volet d’aperçu comme moi, faites-le simplement glisser et déposez-le dans l’espace pour créer un regroupement.

Ci-dessous, vous pouvez voir mon rapport sous forme de résumé, résumé par étape:

création de rapports dans salesforce

Création de rapports dans salesforce

Terminons maintenant votre rapport Salesforce

Les graphiques possèdent la magie pour rendre vos données facilement compréhensibles.

De plus, vous devez ajouter un graphique avant d’exécuter votre rapport, pour qu’il apparaisse sur le tableau de bord.

Dans mon exemple, j’ai besoin d’un graphique en entonnoir de base pour ce pipeline d’opportunités:

création de rapports dans salesforce

Création de rapports dans salesforce

Dans l’éditeur de graphiques, vous pouvez choisir le type de graphique le plus pertinent pour votre rapport. Salesforce propose également de nombreuses façons de configurer votre graphique.

Une fois que vous avez créé votre graphique et cliqué sur  » OK « , Salesforce ajoutera le graphique à votre rapport.

Comment exécuter votre rapport de vente

Comme vous pouvez le voir sur le surbrillance jaune de l’image ci-dessus, le générateur de rapports ne nous montre toujours qu’un aperçu de notre rapport.

Nous devons donc exécuter le rapport pour voir le rapport complet avec toutes nos données incluses. Cliquez simplement sur « Exécuter le rapport » pour ce faire :

création de rapports dans Salesforce

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Salesforce quittera alors le Générateur de rapports et vous verrez le rapport final :

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Si vous ne l’avez pas déjà fait, n’oubliez pas d’enregistrer votre rapport. Assurez-vous de lui donner un nom unique et de remplir tous les champs pour référence future :

création de rapports dans salesforce

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Ta-da! Vous venez de créer un rapport Salesforce kickass.

Même Leo est impressionné.

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Conclusion

Chaque entreprise a besoin de rapports clairs et faciles à digérer pour découvrir les informations nécessaires pour progresser efficacement et efficacement.

Et maintenant que vous savez comment utiliser vos données avec les rapports Salesforce, vous n’avez plus besoin d’être comme l’homme Lego frustré depuis le début.

Créer le rapport Salesforce ne devrait pas être difficile. Parce que le vrai travail ne commence qu’après.

Vous devez utiliser les informations que vous avez glanées dans le rapport pour aller de l’avant — sinon, à quoi bon?

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