Minimalisme intense

Nemawashi est une procédure de consensus semi-formelle mais systématique et séquentielle au Japon par laquelle l’approbation d’une idée ou d’un projet proposé est demandée à chaque personne occupant un poste organisationnel important.

L. Fetters (1995) Nemawashi essentiel pour mener des recherches au Japon

Avec la prémisse que je n’ai pas travaillé directement dans une organisation japonaise, donc je ne peux pas parler de la pratique comme semi-formellement utilisée dans la culture japonaise, je pense que le mot et sa définition correspondent à une compétence importante que tout le monde devrait apprendre et améliorer — Je crois que c’est l’une des compétences les plus importantes sur le lieu de travail (et utile même au-delà).

Coaching, affiliation, démocratie, commandement, rythme, visionnaire: quatre styles de leadership sur six sont ancrés dans nemawashi, sans surprise tous ceux qui sont liés à un climat positif.

Pourquoi nemawashi fonctionne

Disons qu’il y a une idée que nous voulons faire avancer. En optant pour une connaissance occidentale commune, nous devons juste nous assurer que c’est une idée solide, proposer à notre patron (ou à quelqu’un au pouvoir) et si l’idée est assez bonne, elle sera choisie. Bien que cela soit vrai, cela fait également partie du seul mythe du génie, et du mythe habituel selon lequel les idées sont choisies par le seul mérite.

Mais attendez: comment cela peut-il être un mythe, si on le voit fonctionner si souvent? Même si nous ignorons un instant le fait évident que de nombreuses idées sont rejetées, c’est parce que nous ignorons l’écosystème où vit ce mythe. Un scénario courant est que nous avons déjà établi une confiance avec notre patron et nos collègues et que nous avons peut-être également discuté de manière informelle de ces idées pendant des semaines ou des mois. Un autre scénario est que le patron, ou quelqu’un au pouvoir, fait des efforts pour nous. Un autre est luck juste de la chance.

Comme vous pouvez le voir, si nous voulons exclure la chance, il y a beaucoup de travail mis en contexte autour de l’idée avancée: c’est ce que nemawashi explicite.

Rembobinons, et revenons à l’idée que nous voulons faire avancer, cette fois en utilisant une pratique nemawashi. Nous allons préparer un projet, comme nous l’avons fait auparavant, mais cette fois, nous vérifions avec des collègues et des patrons, pour construire un consensus. Une fois que tout le monde, y compris notre gestionnaire, est d’accord, nous pouvons y arriver.

Ce que nemawashi change effectivement, c’est:

  • Cela réduit le risque de l’idée en impliquant des personnes clés, et surtout une expertise clé, dans le processus de sa concrétisation.
  • Cela réduit le temps nécessaire, car en déplaçant tout le travail de recherche de consensus d’après à avant, cela signifie que les conflits sont évités et donc que le temps est économisé.
  • Cela augmente l’implication des gens dans l’idée, car leurs commentaires en font désormais partie et cela a contribué à l’améliorer.
  • Cela augmente les chances de succès, car l’idée est affinée par le point de vue de nombreuses personnes avant qu’elle ne soit avancée.

Contre-intuitivement, le temps est effectivement réduit, pas augmenté. Je pense que tout le monde a vu directement ou indirectement quelqu’un résister à une idée simplement parce que « on ne lui a pas demandé », ou un changement qui aurait rendu l’idée tellement meilleure mais qui est arrivé tard, il a donc fallu refaire beaucoup de travail.

Prenez des décisions lentement, exécutez-les rapidement.

Sans nemawashi, c’est juste un coût caché. C’est pourquoi le style de leadership dominant, étant l’exact opposé de nemawashi en donnant simplement des ordres, a un coût élevé en termes de santé de l’équipe et de climat de travail. La vitesse qu’une équipe acquiert à court terme sera payée quelques semaines plus tard. C’est l’une des raisons pour lesquelles le style de commandement ne devrait être adopté que pour des activités à court terme ou des urgences.

Remarque: nemawashi est également utile pour supprimer les réunions, car un grand nombre d’entre elles existent pour discuter, examiner et évaluer une nouvelle idée, et elles sont donc remplacées par une seule réunion courte pour l’approuver, et beaucoup d’interactions plus petites avant.

Comment faire nemawashi

Nous pouvons définir nemawashi comme composé de quelques éléments différents:

  1. Projet d’idée: concept, problème, pourquoi
  2. Personnes clés: décideurs, décideurs, bloqueurs, affectés
  3. Formation de consensus: informer, rassembler, améliorer
  4. Prise de décision

L’idée commence à être façonnée par l’individu ou le groupe d’individus qui l’avait. Ce n’est pas nouveau et devrait inclure une explication claire de ce qu’est le concept, quel problème résout-il et pourquoi c’est une bonne idée à poursuivre. Considérez cela comme le premier projet de travail.

Préparez ensuite une liste de personnes clés qu’il est important d’impliquer dans cette idée. Nous devons inclure les décideurs et en général les personnes qui ont le pouvoir, car ce sont eux qui décident en fin de compte pour cela. Nous devons ensuite identifier les experts qui travailleront une fois que l’idée sera avancée. Selon la culture de l’entreprise, vous devrez peut-être également identifier plus explicitement les personnes potentielles qui pourraient finir par bloquer l’idée, pour une raison ou une autre. Bien que j’espère que cette liste est vide dans votre groupe, parfois cela aide juste à être préparé. Enfin, il y a probablement un plus grand groupe de personnes qui seront touchées par l’idée, directement ou indirectement. Ces personnes sont également très importantes car elles pourraient fournir une perspective unique.

Ensuite, nous commençons à parler avec toutes les personnes sur cette liste. L’ordre peut varier et dépend beaucoup de l’idée, de la façon dont elle affecte les gens, de sa taille, etc. Parfois, il peut être logique de commencer par la personne la plus clé de la liste, parfois il peut être préférable de commencer par certaines des personnes les plus expertes afin de rendre l’idée plus solide en premier.

Notez que nemawashi peut être très ouvert et transparent. Sous la forme la plus ouverte, cela s’apparente à la gestion de communauté: tout à l’air libre, tout visible. La plupart du temps, c’est un mélange de discussions privées informelles et de discussions ouvertes. L’équilibre dépend de la culture.

Nous informons les gens à ce sujet, collectons leurs commentaires, dans le but de rendre l’idée meilleure pour tout le monde. Nous n’essayons pas de forcer les gens à changer d’avis. Nous visons à faire participer les gens à l’idée en apportant leur propre contribution, ou, si l’idée n’est finalement pas géniale, à la faire critiquer tôt afin de ne pas y consacrer trop de temps. Nous construisons un consensus ouvertement, sans forcer le consensus.

Une technique que je peux conseiller et qui fonctionne bien est de faire une préparation avant de parler avec quelqu’un et de connecter la nouvelle idée avec quelque chose qu’ils ont eux-mêmes suggéré, ou quelque chose qu’ils trouvent positif. Cela peut faire une grande différence de commencer une discussion avec « L’autre semaine, vous avez dit cela, donc je pense que cette idée est alignée sur ce que vous disiez » par rapport à « Voici une nouvelle idée que je viens d’avoir », ce qui est susceptible de leur faire penser « Attendez, c’est ce que j’ai dit l’autre semaine? Ce n’est pas du tout une idée nouvelle! ». Et bien sûr, n’oubliez pas de toujours donner du crédit.

En particulier pour les personnes susceptibles de bloquer l’idée, mais en général pour toute personne qui pourrait être affectée négativement, il est souvent possible de travailler avec elles pour trouver un moyen de faire disparaître complètement le problème, ou du moins être minimisé. Nous devons être attentifs, écouter leurs préoccupations et prendre le temps de trouver une solution.

À la fin de la partie de recherche du consensus, nous découvrirons que l’idée n’était pas aussi bonne que nous le pensions (c’est ok! passons à autre chose et trouvons une nouvelle idée!) ou que l’idée est maintenant bien plus forte qu’à ses débuts. Et même s’il n’y a presque pas eu de changement, tout le monde est maintenant d’accord avec cela, et nous savons que nous pouvons avancer efficacement.

Enfin, nous arrivons à l’heure de la décision, le moment où l’idée peut être mise sur la table, et la concrétiser. Comme cela a déjà été largement discuté, ce moment est généralement court et sans aucune surprise.

Comment cela peut mal tourner

Nemawashi n’est pas une pensée de groupe ou une conception par comité. L’approche doit être utilisée pour renforcer et améliorer l’idée, pas pour la diluer et la tordre. Nous devons faire attention à équilibrer l’incorporation d’expertise et d’opinions qui améliorent l’idée, avec l’incorporation d’opinions juste pour amener les gens de notre côté.

Nemawashi ne consiste pas non plus à cacher des choses ou à travailler dans les coulisses en privé. Si quoi que ce soit, cela doit être un processus aussi transparent que possible. Dans certaines cultures, le nemawashi peut être fait plus en privé pour éviter que les gens « perdent la face », mais sinon, ce devrait être un processus ouvert.

C’est quelque chose que nous devons apprendre, et c’est l’une des choses les plus difficiles à bien faire. Parfois, il est important de ne pas changer l’idée juste pour faire embarquer quelqu’un, ce qui nécessite d’aller un peu plus loin dans la discussion et de mettre en évidence le raisonnement. Parfois, il est correct d’incorporer un changement même si nous pensons que cela rend l’idée un peu moins forte simplement parce que c’est la différence entre faire avancer l’idée et ne pas le faire du tout. Il faut beaucoup d’expérience pour trouver cet équilibre, et ne jamais compromettre le « noyau » de l’idée au début.

Il est également important d’éviter de rendre ce processus trop formel. Nous devons obtenir les principes fondamentaux, utiliser le contour ci-dessus pour voir où nous pouvons nous améliorer, mais nous devons éviter d’en faire une séquence d’étapes étape par étape rigide. Nous pouvons utiliser les avantages ci-dessus pour vérifier si la façon dont vous utilisez nemawashi est solide:

  • Réduit-elle les risques?
  • Cela réduit-il le temps global?
  • Cela augmente-t-il l’implication des gens?
  • Augmente-t-il les chances de succès?

Q&A

N’est-ce pas juste normal entre personnes dans un environnement sain?
À bien des égards, oui. Mais si nous voulons nous améliorer, il est important de définir ce dans quoi nous essayons de nous améliorer. C’est également encore plus pertinent si nous travaillons avec des personnes ou dans un groupe où cela ne se produit pas, car cela contribuera à rendre le groupe plus sain.

Cela ne signifie-t-il pas que chaque petite décision nécessite maintenant des semaines?
Non. Tout ne doit pas être fait à grande échelle. Une petite décision peut nécessiter cinq minutes pour clarifier notre esprit sur quoi, le problème et pourquoi d’une idée, et une discussion de cinq minutes avec une personne. De plus, plus nous nous améliorons, plus cela deviendra naturel et fera partie de notre quotidien.

Ce n’est pas beaucoup de politique et de lobbying ?
Comme cela arrive avec de nombreuses idées, cela peut être tordu de nombreuses mauvaises manières. Alors oui, mal prises les mêmes pratiques peuvent être utilisées pour créer de la pression, contrecarrer les idées et ralentir le travail. La différence, comme d’habitude, est d’intention, et d’être toujours en alerte pour s’assurer que les négatifs ne se glissent pas.

Est-ce suffisant pour prendre de bonnes décisions ?
Non. Il s’agit de la dynamique de groupe et de la prise de décision, pas de la bonté de l’idée en elle-même. C’est comme décrire comment une bonne édition de livre devrait se produire: l’édition est cruciale, mais quelqu’un doit d’abord rédiger une bonne ébauche de livre. De plus, une bonne idée pourrait ne pas convenir à une entreprise spécifique, ce n’est pas grave, cela ne signifie pas que c’est mauvais.

Cela fonctionne-t-il dans les communautés et les organisations plates?
Oui. Bien que l’utilisation du mot soit à bien des égards centrée sur l’entreprise, nemawashi est encore plus important pour les décisions dans les communautés open source et en général toute structure organisationnelle plate. Cela est particulièrement évident lorsque des personnes habituées aux décisions par hiérarchie tentent d’entrer dans les communautés: elles appliquent leur approche habituelle et elles se bloquent. Nemawashi fonctionne plutôt dans les deux scénarios. C’est souvent la raison pour laquelle les personnes capables de travailler dans les communautés sont généralement bien meilleures dans la gestion des personnes: elles ont appris en « mode difficile ».

Lectures connexes

  • Wikipedia Nemawashi
  • Dr. S. Sagi (2015) « Nemawashi » Une Technique pour Obtenir un Consensus dans les Systèmes de gestion japonais: Un aperçu
  • R. Kropp (2012) Définissant Nemawashi
  • A. Smalley (2012) Nemawashi in Toyota
  • Réinventer les organisations (Orgs Teal): Prise de décision (Processus de conseil)

Remarque: ce projet m’a pris beaucoup de temps car j’étais très méfiant d’emprunter un mot japonais alors que je n’ai pas travaillé directement dans cette culture. Pourtant, la première fois que j’ai lu à ce sujet, le concept a résonné. J’ai essayé de lire à ce sujet autant que je pouvais, en particulier dans la formulation originale de Toyota, pour éviter de mal interpréter le concept, et j’ai demandé aux Japonais et aux gens qui connaissent la culture japonaise si mon interprétation était correcte. La réponse que j’ai obtenue était globalement positive, j’ai donc finalement décidé d’aller de l’avant avec elle.

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