Opprette Rapporter i Salesforce: En Nybegynnerveiledning for 2019

har du noen gang lurt på hvordan du oppretter en rapport i Salesforce? Opprette rapporter I Salesforce kan ofte se slik ut:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Men Salesforce er ikke verdt den (noen ganger) høye prisen med mindre Du henter innsikt (i stedet for bare rådata). Så enten vi liker det eller ikke, er det et must å rulle opp ermene for å mestre å lage rapporter i Salesforce.

det er gode nyheter skjønt.

prosessen med å opprette rapporter i Salesforce er ikke så vanskelig som det ser ut (eller noen ganger høres når du leser støttedokumentene).

Så, her er hvordan du får handlekraftig innsikt bedriften trenger for å vokse.

Opprette Rapporter i Salesforce – Identifiser hva du trenger å Vite

«Hvis du ikke vet hva du vil, ender du opp med mye du ikke gjør.»

Bare ett av de mange zen – lignende ordspråkene Fra Fight Club som gjelder For Bruk Av Salesforce. (OK. Fin. Det er sannsynligvis den eneste.)

hvordan oppretter Du en rapport I Salesforce?

Tenk på å lage rapporter I Salesforce som Noe som Å bruke Google Translate.

de gjør dine tall, lister og andre uforståelige data til noe du faktisk kan forstå. (+1 for vakre diagrammer og fancy grafer.

når dataene gir mening i sammenheng, kan du bedre forstå hvordan virksomheten din opererer, og bruke denne nye innsikten til å ta bedre informerte beslutninger for fremtiden.

det hele starter med å identifisere HVILKE KPI-er (Eller Nøkkelindikatorer) som er viktigst for suksessen din bedrift.

Dessverre kan Vi Ikke gi deg et enkelt kopi / lim inn svar her. Det er helt avhengig av ditt eget unike scenario.

vi kan imidlertid gi deg noen forslag med disse tre eksemplene fra Salesforce Beste Praksis:

  1. en salgsorganisasjon ønsker å vite hvilke avtaler som gikk tapt, hvilke konkurrenter som vinner terreng, og om gjennomsnittlig tid for å lukke øker eller avtar.
  2. for en kundeserviceorganisasjon er det viktig å spore gjennomsnittlig tid for å avslutte saker og la kundene være fornøyde.
  3. og markedsføringsorganisasjoner ønsker å spore kampanjeeffektivitet og ROI.

Salesforce fortsetter å foreslå:

«Still spørsmål og start øverst. Når du utformer rapporter og oversikter, må du først definere hva dine ledere, DIN ADMINISTRERENDE DIREKTØR; VPs For Salg, Markedsføring, Støtte; og kanalene dine trenger å vite for å drive sin virksomhet. Hva er deres viktige beregninger? Hvilke atferd ønsker de å oppmuntre?»

deretter bestemmer du hvilke data du trenger for å registrere, for å opprette rapporter I Salesforce som viser DISSE KPI-ene i aksjon.

slik oppretter du en ny rapport i Salesforce.

Slik Oppretter Du En Ny Rapport i Salesforce

La oss dykke inn.

Første ting først: Salesforce har to vindusstiler-Classic og Lightning.

skjermbildene nedenfor er tatt med Salesforce Classic. Så, hvis vinduet ditt ser annerledes ut, klikker du bare på profilikonet øverst til høyre, og klikker på «Bytt Til Salesforce Classic».

klikk nå På «Rapporter» i toppfanene, og du vil se noe slikt:

width=

width=

la oss lage en ny rapport. Gå videre og klikk «Ny Rapport» som uthevet i bildet ovenfor, og du vil se dette vinduet:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Salesforce oppretter automatisk mange standardrapporter for deg. Det er ofte lettere å starte med en av disse og tilpasse den til dine behov.

Hvorfor gjenoppfinne hjulet?

som et eksempel skal jeg lage En Salgsmuligheter Pipeline Rapport for å vise tilstanden til mine bedrifter muligheter-starter med pre-laget salgsmuligheter rapporten.

Få Lagrene dine i Rapportbyggeren

Når du har opprettet en ny rapport, blir Du tatt til Rapportbyggeren.

Men vær ikke bekymret: Dette ser langt mer komplisert ut enn det egentlig er i virkeligheten.

Forsiktig: Salesforce-rapporter lagres ikke automatisk. Så sørg for å lagre endringene før du forlater siden. Og hvis du tilpasser en eksisterende rapport, bruker du» Lagre som » – funksjonen til å lagre den som en egen rapport, slik at du ikke lagrer over originalen.

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Rapportbyggervinduet har tre ruter:

  1. Feltruten viser alle datafeltene du kan legge til i rapporten. Du kan bla gjennom mappene, eller bruke søkefeltet øverst for å finne det du trenger.
  2. Forhåndsvisningsruten viser en forhåndsvisning av dataene for å hjelpe deg med å bygge rapporten. (Den viser bare maksimalt 50 rader for forhåndsvisning, men alle dataene dine vil bli inkludert i sluttrapporten).
  3. Filterruten lar deg filtrere dataene som er inkludert i rapporten—for eksempel etter dato eller status.

etter hvert som du blir flinkere til å opprette rapporter i salesforce, begynner du å innse at rapporten bare er så god som dataene du inkluderer i den.

Søppel inn. Søppel ut.

Så her er hvordan du velger de riktige dataene du trenger for å male det riktige bildet.

Hvordan Dra Og Slippe Datafeltene du Trenger

du kan dra og slippe det meste i Report Builder.

Seriøst, denne tingen er Som Tetris. (Men dessverre, ikke i nærheten av så vanedannende…)

Start med å bli kvitt feltene du ikke vil ha. Bare klikk på kolonnens feltnavn i forhåndsvisningsvinduet, og dra og slipp det tilbake i felt-ruten.

deretter søker du etter feltene du ønsker, og drar og slipper dem i Forhåndsvisningsruten.

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

I Forhåndsvisningsruten er det også et alternativ å «Fjerne Alle Kolonner» (uthevet i gult), hvis du vil starte fra bunnen av.

for dette eksemplet bruker jeg denne dra og slipp-funksjonen til å forlate meg med de fire feltene jeg trenger for Min Salgsmulighets Pipeline-Rapport.

i neste avsnitt filtrerer vi disse valgte datafeltene for å vise bare dataene du vil ha.

Filtrer Nå Salesforce-Rapportdataene

Hver Av de forhåndslagde salesforce-rapportene leveres med et sett med snarvei, standardfiltre. (Og hvis du ikke ser filtrene du trenger, kan du opprette egendefinerte filtre.)

i mitt eksempel må jeg begrense dataene til bare åpne muligheter (filtrere ut de lukkede mulighetene).

i dette tilfellet kunne jeg bare bruke den angitte filtergenveien, «Opportunity Status», for å velge «Åpne». Men la oss gjøre det manuelt for å forstå hvordan du lager et tilpasset filter.

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

klikk først På «Legg til». Dette vil bringe opp raden med alternativer uthevet i grønt.

Fordi jeg bare vil se åpne muligheter, har jeg valgt «Stage», «not equal to», «Closed Won, Closed Lost». (På bildet må jeg fortsatt klikke » Ok » for å bruke filteret.)

det er mange alternativer her, så det er best å tenke på hva du trenger å filtrere og bare skrive det inn i den første rullegardinmenyen.

Forstå Disse 4 Rapporttypene

nå har du dataene dine fanget og filtrert, det er på tide å vise det på den mest tilgjengelige måten.

Salesforce kan opprette rapporter i fire formater (les Den Ultimate Veiledningen for Rapporttyper for å se mer I dybden):

  1. Tabellformatet er akkurat som Et Excel-regneark. Det er den enkleste måten å liste opp dataene dine på, og viser kolonner og rader. (Dette er hva vi har brukt så langt).
  1. Sammendragsformatet er Som Tabellformatet, men det lar deg oppsummere rapporten din på noen måte du vil—for eksempel delsummer og totaler.
  1. Matriseformatet er ikke så forvirrende som filmene. Det viser sammendrag av dine data i et rutenett, med vertikale og horisontale kriterier. Dette lar deg se hvordan forskjellige sammendrag sammenligner mot hverandre.
  1. Det Sammenføyde Formatet er akkurat det—sammenføyde. Den lar deg kompilere flere rapporter i ett. (Side merk: Sammenføyde rapporter er ikke tilgjengelige I Startpakken.)

I Dag skal vi fokusere På Tabellform og Sammendragsrapporter. Disse to er grunnlaget for å lage rapporter i Salesforce —slangens hode hvis du vil.

Så langt har vi brukt Tabellformatet:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Klikk på rullegardinmenyen for å endre Det Til Sammendragsformatet:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

nå må du bruke et felt for å oppsummere dataene dine.

hvis du vil gjøre dette, kan du trekke inn et nytt felt fra Feltruten. Eller, hvis du allerede har sammendragsfeltet i Forhåndsvisningsruten som meg, bare dra og slipp det inn i rommet for å opprette en gruppering.

Nedenfor kan du se min rapport I Sammendragsformat, oppsummert av scenen:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

La Oss Nå Fullføre Salesforce-Rapporten

Diagrammer har magien for å gjøre dataene dine lett forståelig.

du må også legge til et diagram før du kjører rapporten, for at den skal vises på dashbordet.

i mitt eksempel trenger jeg et grunnleggende traktdiagram for Denne Salgsmulighetsrørledningen:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

I Diagramredigering kan du velge den mest relevante diagramtypen for rapporten. Salesforce tilbyr også en rekke måter å konfigurere diagrammet på.

Når du har laget diagrammet og klikket PÅ «OK», vil Salesforce legge til diagrammet i rapporten.

Slik Kjører Du Salgsrapporten

som du kan se fra det gule høydepunktet i bildet ovenfor, viser rapportbyggeren oss fortsatt bare en forhåndsvisning av rapporten vår.

Så vi må kjøre rapporten for å se hele en med alle våre data inkludert. Bare klikk På «Kjør Rapport» for å gjøre dette:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Salesforce vil da avslutte Rapportbyggeren, og du vil se den endelige rapporten:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

hvis du ikke allerede har gjort det, må du ikke glemme å lagre rapporten. Sørg for å gi det et unikt navn, og fyll ut alle feltene for fremtidig referanse:

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Ta-da! Du har nettopp opprettet en kickass Salesforce-rapport.

Selv Leo er imponert.

opprette rapporter i salesforce

opprette rapporter i salesforce

Konklusjon

hver bedrift trenger klare, lett fordøyelige rapporter for å oppdage innsikten som trengs for å utvikle seg effektivt og effektivt.Og nå som du vet hvordan du bruker dataene dine Med Salesforce-rapporter, trenger du ikke å være som den frustrerte Lego-mannen fra begynnelsen lenger.

Å Opprette Salesforce-rapporten bør ikke være vanskelig. Fordi det virkelige arbeidet begynner først etterpå.

du må bruke innsiktene du har hentet fra rapporten for å gå videre—ellers, hva er poenget?

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.