rapporten maken in Salesforce: een beginnershandleiding voor 2019

vraag je je wel eens af hoe je een rapport maakt in Salesforce? Rapporten aanmaken in Salesforce kan er vaak zo uitzien:

rapporten aanmaken in salesforce

rapporten aanmaken in salesforce

maar Salesforce is de (soms) hoge prijs niet waard tenzij je inzicht hebt (in plaats van alleen ruwe gegevens). Of we het nu leuk vinden of niet, het is een must om de handen uit de mouwen te steken om rapporten te maken in Salesforce.

Er is echter goed nieuws.

het proces van het maken van rapporten in Salesforce is niet zo moeilijk als het eruit ziet (of soms klinkt als je de support docs leest).

dus, hier is hoe je de bruikbare inzichten krijgt die je bedrijf nodig heeft om te groeien.

rapporten aanmaken in Salesforce – identificeer wat je moet weten

“als je niet weet wat je wilt, eindig je met veel wat je niet weet.”

slechts een van de vele zen-achtige spreekwoorden van Fight Club die van toepassing zijn op het gebruik van Salesforce. (OK. Fijn. Het is waarschijnlijk de enige.)

Hoe maak ik een rapport aan in Salesforce?

zie het maken van rapporten in Salesforce als iets als het gebruik van Google Translate.

ze zetten uw getallen, lijsten en andere onbegrijpelijke gegevens om in iets dat u daadwerkelijk kunt begrijpen. (+1 voor mooie grafieken en mooie grafieken.)

zodra de gegevens zinvol zijn in de context, kunt u beter begrijpen hoe uw bedrijf werkt, en dit nieuwe inzicht gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen voor de toekomst.

dat alles begint met het identificeren van welke KPI ‘ s (of Key Performance Indicators) het belangrijkst zijn voor het succes van uw bedrijf.

helaas kunnen we u hier geen eenvoudig copy/paste antwoord geven. Het is volledig afhankelijk van uw eigen unieke scenario.

We kunnen u echter enkele suggesties geven met deze drie voorbeelden uit de best Practices van Salesforce:een verkooporganisatie wil weten welke deals verloren zijn gegaan, welke concurrenten terrein winnen en of de gemiddelde sluitingstijd toeneemt of afneemt.

  • voor een klantenserviceorganisatie is het belangrijk om de gemiddelde tijd bij te houden om cases te sluiten en klanten tevreden te laten.
  • en marketingorganisaties willen de effectiviteit van de campagne en de ROI volgen.
  • Salesforce stelt verder voor:

    ” stel vragen en begin bovenaan. Bij het ontwerpen van rapporten en dashboards, definieer eerst wat uw leidinggevenden, uw CEO; de VP ‘ s van Sales, Marketing, Support; en uw kanalen moeten weten om hun bedrijf te runnen. Wat zijn hun belangrijkste statistieken? Welk gedrag willen ze aanmoedigen?”

    bepaal vervolgens welke gegevens Je moet vastleggen, om rapporten te maken in Salesforce die deze KPI ‘ s in actie laten zien.

    Hier kunt u een nieuw rapport aanmaken binnen Salesforce.

    Hoe maak je een nieuw rapport aan in Salesforce

    laten we eens een kijkje nemen.

    eerste ding: Salesforce biedt twee vensterstijlen-Classic en Lightning.

    onderstaande schermafbeeldingen zijn gemaakt met behulp van Salesforce Classic. Dus, als uw venster ziet er anders uit, klikt u op uw profiel icoon in de rechterbovenhoek, en klik op “Switch to Salesforce Classic”.

    klik nu op “Reports”in de bovenste tabbladen en je ziet iets als dit:

    width=

    width=

    laten we een nieuw rapport maken. Ga je gang en klik op “nieuw rapport” zoals gemarkeerd in de afbeelding hierboven, en je zult dit venster te zien:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    Salesforce maakt automatisch veel standaardrapporten voor u aan. Het is vaak gemakkelijker om te beginnen met een van deze en aanpassen aan uw behoeften.

    waarom het wiel opnieuw uitvinden?

    als voorbeeld, Ik ga een Opportunities Pipeline rapport maken om de status van mijn bedrijven kansen te laten zien-te beginnen met het pre-made opportunities rapport.

    Ga naar de rapportbouwer

    zodra u een nieuw rapport hebt aangemaakt, wordt u naar de rapportbouwer gebracht.

    maar wees niet ongerust: dit lijkt veel ingewikkelder dan het in werkelijkheid is.

    Let op: Salesforce-rapporten slaan niet automatisch op. Zorg er dus voor dat u uw wijzigingen opslaat voordat u de pagina verlaat. En als u een bestaand rapport aanpast, gebruikt u de functie “Opslaan als” Om het als een afzonderlijk Rapport op te slaan, zodat u niet meer dan het origineel opslaat.

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    het venster rapportbouwer heeft drie panelen:

    1. het venster Velden toont alle velden met gegevens die u aan uw rapport kunt toevoegen. U kunt bladeren door de mappen, of gebruik de zoekbalk aan de bovenkant om te vinden wat je nodig hebt.
    2. het voorbeeldpaneel toont een voorbeeld van uw gegevens om u te helpen uw rapport op te bouwen. (Het toont slechts een maximum van 50 rijen voor preview doeleinden, maar al uw gegevens zullen worden opgenomen in uw eindrapport).
    3. in het filtervenster kunt u de gegevens in uw rapport filteren—bijvoorbeeld op datum of status.

    naarmate je beter wordt in het maken van rapporten in salesforce, begin je je te realiseren dat je rapport slechts zo goed is als de gegevens die je erin opneemt.

    vuilnis in. Vuilnis buiten.

    dus hier is hoe je de juiste gegevens selecteert die je nodig hebt om de juiste afbeelding te tekenen.

    hoe slepen en neerzetten van de gegevensvelden die u nodig hebt

    u kunt de meeste dingen slepen en neerzetten in Report Builder.

    Serieus, dit ding is als Tetris. (Maar helaas, lang niet zo verslavend…)

    begin met het wegwerken van de velden die u niet wilt. Klik gewoon op de veldnaam van de kolom in het voorbeeldvenster en sleep deze vervolgens terug naar het deelvenster Velden.

    Zoek vervolgens naar de velden die u wilt en sleep ze naar het voorbeeldvenster.

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    In het voorbeeldvenster is er ook een optie om “alle kolommen verwijderen” (geel gemarkeerd), als u helemaal opnieuw wilt beginnen.

    in dit voorbeeld zal ik deze drag and drop functie gebruiken om me de vier velden te geven die ik nodig heb voor mijn Opportunities Pipeline rapport.

    in de volgende sectie filteren we deze geselecteerde gegevensvelden om alleen de gewenste gegevens weer te geven.

    Filter nu uw Salesforce-Rapportgegevens

    elk van de vooraf gemaakte Salesforce-rapporten wordt geleverd met een set standaardfilters. (En als u de filters die u nodig hebt niet ziet, kunt u aangepaste filters maken.)

    in mijn voorbeeld moet ik de gegevens beperken tot alleen open opportunities (het filteren van de gesloten opportunities).

    in dit geval kan ik gewoon de meegeleverde filter snelkoppeling gebruiken, “Opportunity Status”, om”Open” te selecteren. Maar laten we het handmatig doen om te begrijpen hoe u een aangepast filter kunt maken.

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    klik eerst op “Add”. Dit zal de rij met opties die in het groen zijn gemarkeerd, naar voren brengen.

    omdat ik alleen open opportunities wil zien, heb ik gekozen voor “Stage”, “not equal to”, “Closed Won, Closed Lost”. (In de foto moet ik nog op “Ok” klikken om het filter toe te passen.)

    Er zijn tal van opties hier, dus het is het beste om na te denken over wat je nodig hebt om te filteren en typ het gewoon in het eerste drop down menu.

    begrijp deze 4 rapporttypen

    nu u uw gegevens hebt vastgelegd en gefilterd, is het tijd om het op de meest toegankelijke manier weer te geven.

    Salesforce kan rapporten maken in vier formaten (voor een meer diepgaande look, lees de Ultimate Guide to Report Types):

    1. Het tabelformaat is net als een Excel-spreadsheet. Het is de eenvoudigste manier om uw gegevens weer te geven en u kolommen en rijen te tonen. (Dit is wat we tot nu toe hebben gebruikt).
    1. Het Samenvattingsformaat is net als het tabelformaat, maar het stelt u in staat om uw rapport samen te vatten op elke manier die u wilt—zoals subtotalen en totalen.
    1. Het Matrixformaat is niet zo verwarrend als de films. Het bevat samenvattingen van uw gegevens in een raster, met verticale en horizontale criteria. Zo kunt u zien hoe verschillende samenvattingen met elkaar te vergelijken.
    1. het samengevoegde formaat is precies dat—samengevoegd. Hiermee kunt u meerdere rapporten in één compileren. (Kant opmerking: Joined rapporten zijn niet beschikbaar in het startpakket.)

    vandaag gaan we ons richten op de tabellen en samenvattende rapporten. Deze twee zijn de basis voor het maken van rapporten in Salesforce-het hoofd van de slang als je wil.

    tot nu toe hebben we het tabelformaat gebruikt:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    klik op het vervolgkeuzemenu om het in het Samenvattingsformaat te wijzigen:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    nu moet u een veld gebruiken om uw gegevens samen te vatten.

    om dit te doen, kunt u een nieuw veld uit het Veldvenster trekken. Of, als u al het veld samenvatten in uw voorbeeldvenster net als ik, sleep en drop het in de ruimte om een groepering te maken.

    hieronder kunt u mijn rapport in Samenvattingsformaat zien, samengevat per fase:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    laten we nu uw Salesforce-rapport afmaken

    grafieken beschikken over de magie om uw gegevens gemakkelijk te begrijpen.

    ook moet u een grafiek toevoegen voordat u uw rapport uitvoert, om het te laten zien op het dashboard.

    in mijn voorbeeld heb ik een trechterdiagram nodig voor deze Opportuniteitspijplijn:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    In de Chart Editor kunt u het meest relevante diagramtype voor uw rapport kiezen. Salesforce biedt ook een heleboel manieren om uw grafiek te configureren.

    zodra u uw grafiek hebt gemaakt en op “OK” hebt geklikt, zal Salesforce de grafiek aan uw rapport toevoegen.

    uw verkooprapport uitvoeren

    zoals u kunt zien aan de gele markering in de afbeelding hierboven, toont de rapportbouwer ons nog steeds alleen een voorbeeld van ons rapport.

    dus we moeten het rapport uitvoeren om het volledige rapport met al onze gegevens te zien. Klik gewoon Op “Run Report” om dit te doen:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    Salesforce zal dan de rapport Builder verlaten en u zult het eindrapport zien:

    rapporten aanmaken in Salesforce

    rapporten aanmaken in Salesforce

    Als u dat nog niet hebt gedaan, vergeet dan niet uw rapport op te slaan. Geef het een unieke naam en vul alle velden in voor toekomstig gebruik:

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    Ta-da! Je hebt net een geweldig Salesforce rapport gemaakt.zelfs Leo is onder de indruk.

    rapporten aanmaken in salesforce

    rapporten aanmaken in salesforce

    conclusie

    elk bedrijf heeft duidelijke, licht verteerbare rapporten nodig om de inzichten te ontdekken die nodig zijn om efficiënt en effectief vooruitgang te boeken.

    en nu je weet hoe je je gegevens moet gebruiken met Salesforce rapporten, hoef je vanaf het begin niet meer als de gefrustreerde Lego man te zijn.

    het maken van het Salesforce rapport zou niet moeilijk moeten zijn. Omdat het echte werk pas daarna begint.

    u moet de inzichten gebruiken die u uit het rapport hebt geleerd om verder te gaan—wat heeft het anders voor zin?

    Geef een antwoord

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.