crearea rapoartelor în Salesforce: un ghid pentru începători pentru 2019

te-ai întrebat vreodată cum să creezi un raport în Salesforce? Crearea de rapoarte în Salesforce poate arăta adesea așa:

crearea de rapoarte în salesforce

crearea de rapoarte în salesforce

dar Salesforce nu merită prețul (uneori) ridicat decât dacă culegeți informații (în loc de doar date brute). Deci, indiferent dacă ne place sau nu, rularea mânecilor noastre pentru a stăpâni crearea de rapoarte în Salesforce este o necesitate.

există totuși vești bune.

procesul de creare a rapoartelor în Salesforce nu este atât de dificil pe cât pare (sau uneori sună când citiți documentele de asistență).

deci, iată cum puteți obține informațiile acționabile de care are nevoie afacerea dvs. pentru a crește.

crearea de rapoarte în Salesforce-identificați ceea ce trebuie să știți

„dacă nu știți ce doriți, veți ajunge cu o mulțime pe care nu o faceți.”

doar unul dintre multele proverbe zen-ca de la Fight Club care se aplică la utilizarea Salesforce. (OK. Bine. Probabil e singurul.)

cum se creează un raport în Salesforce?

gândiți-vă la crearea rapoartelor în Salesforce ca la utilizarea Google Translate.

îți transformă numerele, listele și alte date incomprehensibile în ceva ce poți înțelege cu adevărat. (1 pentru diagrame frumoase și grafice de lux.odată ce datele au sens în context, puteți înțelege mai bine modul în care funcționează afacerea dvs. și puteți utiliza această nouă perspectivă pentru a lua decizii mai bine informate pentru viitor.

totul începe cu identificarea KPI-urilor (sau a indicatorilor cheie de performanță) care sunt cei mai importanți pentru succesul afacerii dvs.

Din păcate, nu vă putem oferi un răspuns simplu de copiere / lipire aici. Depinde în întregime de propriul scenariu unic.

cu toate acestea, vă putem oferi câteva sugestii cu aceste trei exemple din cele mai bune practici ale Salesforce:

  1. o organizație de vânzări dorește să știe ce oferte s-au pierdut, ce concurenți câștigă teren și dacă timpul mediu de închidere crește sau scade.
  2. pentru o organizație de servicii pentru clienți, este important să urmăriți timpul mediu pentru a închide cazurile și a lăsa clienții mulțumiți.
  3. și organizațiile de marketing doresc să urmărească eficiența campaniei și rentabilitatea investiției.

Salesforce continuă să sugereze:

„puneți întrebări și începeți de sus. Când proiectați rapoarte și tablouri de bord, definiți mai întâi ce directori, CEO; VP-urile de vânzări, Marketing, asistență; și canalele dvs. trebuie să știe pentru a-și conduce afacerea. Care sunt valorile lor cheie? Ce comportamente doresc să încurajeze?”

apoi, decideți ce date trebuie să capturați, pentru a crea rapoarte în Salesforce care arată acești KPI în acțiune.

Iată cum să creați un nou raport în Salesforce.

cum se creează un nou raport în Salesforce

să ne scufundăm.

primul lucru este primul: Salesforce oferă două stiluri de ferestre—Classic și Lightning.

capturile de ecran de mai jos sunt realizate folosind Salesforce Classic. Deci, dacă fereastra dvs. arată diferit, trebuie doar să faceți clic pe pictograma profilului dvs. din partea dreaptă sus și să faceți clic pe „treceți la Salesforce Classic”.

Acum, faceți clic pe „rapoarte” în filele de sus și veți vedea ceva de genul:

width=

width=

să creăm un nou raport. Continuați și faceți clic pe „Raport nou” așa cum este evidențiat în imaginea de mai sus și veți vedea această fereastră:

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

Salesforce creează automat multe rapoarte standard pentru dvs. Este adesea mai ușor să începeți cu unul dintre acestea și să îl personalizați pentru nevoile dvs.

de ce să reinventăm roata?

de exemplu, voi crea un raport de conducte de oportunități pentru a arăta starea oportunităților mele de afaceri—începând cu raportul de oportunități pre-făcute.

Obțineți rulmenții în generatorul de rapoarte

după ce ați creat un nou raport, veți fi direcționat către generatorul de rapoarte.

dar nu vă alarmați: acest lucru pare mult mai complicat decât este de fapt în realitate.

atenție: rapoartele Salesforce nu se salvează automat. Deci, asigurați-vă că salvați modificările înainte de a părăsi pagina. Și, dacă personalizați un raport existent, utilizați funcția „Salvați ca” pentru a-l salva ca raport separat, astfel încât să nu salvați peste original.

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

fereastra generatorului de rapoarte are trei panouri:

  1. Panoul câmpuri afișează toate câmpurile de date pe care le puteți adăuga la raport. Puteți răsfoi folderele sau puteți utiliza bara de căutare din partea de sus pentru a găsi ceea ce aveți nevoie.
  2. Panoul de previzualizare afișează o previzualizare a datelor dvs. pentru a vă ajuta să vă construiți raportul. (Afișează doar maximum 50 de rânduri în scopuri de previzualizare, dar toate datele dvs. vor fi incluse în raportul final).
  3. Panoul de filtrare vă permite să filtrați datele incluse în raport—de exemplu, după dată sau stare.

pe măsură ce vă îmbunătățiți la crearea rapoartelor în salesforce, veți începe să vă dați seama că raportul dvs. este la fel de bun ca și datele pe care le includeți în acesta.

gunoi în. Gunoiul afară.

deci, iată cum să selectați datele corecte de care aveți nevoie pentru a picta imaginea corectă.

cum să glisați și să fixați câmpurile de date de care aveți nevoie

puteți trage și plasa Cele mai multe lucruri în raport Builder.

serios, acest lucru este ca Tetris. (Dar, din păcate, nici pe departe la fel de dependență…)

începeți prin a scăpa de câmpurile pe care nu le doriți. Doar faceți clic pe numele câmpului coloanei în fereastra de previzualizare, apoi glisați și fixați-l înapoi în panoul câmpuri.

apoi, căutați câmpurile dorite și trageți-le și plasați-le în Panoul de previzualizare.

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

în Panoul de previzualizare, există, de asemenea, o opțiune pentru a „elimina toate coloanele” (evidențiate în galben), dacă doriți să începeți de la zero.

pentru acest exemplu, voi folosi această funcție drag and drop pentru a mă lăsa cu cele patru câmpuri de care am nevoie pentru raportul meu de conducte de oportunități.

apoi, în secțiunea următoare, vom filtra aceste câmpuri de date selectate pentru a afișa numai datele dorite.

acum filtrați datele raportului Salesforce

fiecare dintre rapoartele Salesforce pre-făcute vine cu un set de comenzi rapide, filtre standard. (Și, dacă nu vedeți filtrele de care aveți nevoie, puteți crea altele personalizate.)

în exemplul meu, trebuie să limitez datele doar la oportunități deschise (filtrarea oportunităților închise).

în acest caz, aș putea folosi pur și simplu Comanda rapidă de filtrare furnizată, „stare oportunitate”, pentru a selecta „deschidere”. Dar, să o facem manual pentru a înțelege cum să creați un filtru personalizat.

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

Mai întâi, faceți clic pe „Adăugați”. Aceasta va afișa rândul de opțiuni evidențiate în verde.pentru că vreau doar să văd oportunități deschise, am selectat „Stage”, „not equal to”, „Closed Won, Closed Lost”. (În imagine, mai trebuie să fac clic pe” Ok ” pentru a aplica filtrul.)

există o mulțime de opțiuni aici, deci este mai bine să vă gândiți la ceea ce trebuie să filtrați și să îl introduceți pur și simplu în primul meniu derulant.

înțelegeți aceste 4 tipuri de rapoarte

acum aveți datele capturate și filtrate, este timpul să le afișați în cel mai accesibil mod.

Salesforce poate crea rapoarte în patru formate (pentru o privire mai aprofundată, citiți ghidul final pentru tipurile de rapoarte):

  1. formatul tabelar este la fel ca o foaie de calcul Excel. Este cel mai simplu mod de a lista datele, care vă arată coloane și rânduri. (Aceasta este ceea ce am folosit până acum).
  1. formatul rezumat este ca formatul tabelar, dar vă permite să rezumați raportul în orice mod doriți—cum ar fi subtotaluri și totaluri.
  1. formatul matricei nu este la fel de confuz ca filmele. Acesta listează rezumate ale datelor într-o grilă, cu criterii verticale și orizontale. Acest lucru vă permite să vedeți cum se compară diferite rezumate între ele.

  1. formatul alăturat este exact acela—alăturat. Acesta vă permite să compilați mai multe rapoarte într-un singur. (Notă laterală: Rapoartele asociate nu sunt disponibile în pachetul de pornire.)

astăzi, ne vom concentra pe rapoartele tabulare și sumare. Acestea două sunt fundamentul creării de rapoarte în Salesforce-capul șarpelui, dacă doriți.

până în prezent, am folosit formatul tabelar:

crearea de rapoarte în salesforce

crearea de rapoarte în salesforce

Faceți clic pe meniul derulant pentru a-l schimba în formatul rezumat:

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

acum, trebuie să utilizați un câmp pentru a rezuma datele.

pentru a face acest lucru, puteți trage un câmp nou din panoul de câmp. Sau, dacă aveți deja câmpul de rezumare în Panoul de previzualizare ca mine, pur și simplu trageți-l și plasați-l în spațiu pentru a crea o grupare.

mai jos puteți vedea raportul meu în format Rezumat, Rezumat pe etape:

crearea de rapoarte în salesforce

crearea de rapoarte în salesforce

acum să terminăm raportul Salesforce

graficele posedă magia pentru a face datele dvs. ușor de înțeles.

De asemenea, trebuie să adăugați o diagramă înainte de a rula raportul, pentru ca acesta să apară pe tabloul de bord.

în exemplul meu, am nevoie de o diagramă pâlnie de bază pentru această conductă oportunitate:

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

în Editorul de diagrame, puteți alege cel mai relevant tip de diagramă pentru raportul dvs. Salesforce oferă, de asemenea, o grămadă de modalități de configurare a graficului.

după ce ați făcut Graficul și ați făcut clic pe „OK”, Salesforce va adăuga graficul în raport.

cum să rulați raportul de vânzări

după cum puteți vedea din evidențierea galbenă din imaginea de mai sus, constructorul de rapoarte ne arată doar o previzualizare a raportului nostru.

deci, avem nevoie pentru a rula raportul pentru a vedea cel complet cu toate datele noastre incluse. Pur și simplu faceți clic pe „rulați raportul” pentru a face acest lucru:

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

Salesforce va ieși apoi din Generatorul de rapoarte și veți vedea raportul final:

crearea rapoartelor în Salesforce

crearea rapoartelor în Salesforce

dacă nu ați făcut-o deja, nu uitați să salvați raportul. Asigurați-vă că îi dați un nume unic și completați toate câmpurile pentru referințe viitoare:

crearea rapoartelor în salesforce

crearea rapoartelor în salesforce

Ta-da! Tocmai ai creat un raport Kickass Salesforce.

chiar și Leo e impresionat.

crearea de rapoarte în salesforce

crearea de rapoarte în salesforce

concluzie

fiecare afacere are nevoie de rapoarte clare, ușor de digerat pentru a descoperi informațiile necesare pentru a progresa eficient și eficient.

și acum că știi cum să-ți folosești datele cu rapoartele Salesforce, nu mai trebuie să fii ca omul Lego frustrat de la început.

crearea raportului Salesforce nu ar trebui să fie dificilă. Pentru că adevărata muncă începe abia după aceea.

trebuie să folosiți informațiile pe care le—ați obținut din raport pentru a merge mai departe-altfel, ce rost are?

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.