skapa rapporter i Salesforce: En nybörjarguide för 2019

undrar du någonsin hur man skapar en rapport i Salesforce? Att skapa rapporter i Salesforce kan ofta se ut så här:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

men Salesforce är inte värt det (ibland) höga priset om du inte får insikt (istället för bara rådata). Så oavsett om vi gillar det eller inte, är det ett måste att rulla upp ärmarna för att behärska att skapa rapporter i Salesforce.

det finns dock goda nyheter.

processen att skapa rapporter i Salesforce är inte så svår som den ser ut (eller låter ibland när du läser supportdokumenten).

Så här får du de insikter som ditt företag behöver för att växa.

skapa rapporter i Salesforce-identifiera vad du behöver veta

” om du inte vet vad du vill, slutar du med mycket du inte gör.”

bara en av de många zen-liknande ordspråken från Fight Club som gäller för att använda Salesforce. (OK. Fin. Det är nog den enda.)

hur skapar jag en rapport i Salesforce?

Tänk på att skapa rapporter i Salesforce som något som att använda Google Translate.

de förvandlar dina nummer, listor och andra obegripliga data till något du faktiskt kan förstå. (+1 för vackra diagram och snygga grafer.)

När uppgifterna är vettiga i sammanhanget kan du bättre förstå hur ditt företag fungerar och använda den här nya insikten för att fatta bättre informerade beslut för framtiden.

att alla börjar med att identifiera vilka KPI: s (eller nyckeltal) är viktigast för framgång ditt företag.

tyvärr kan vi inte ge dig ett enkelt kopiera / klistra in svar här. Det är helt beroende av ditt eget unika scenario.

Vi kan dock ge dig några förslag med dessa tre exempel från Salesforces bästa praxis:

  1. en försäljningsorganisation vill veta vilka erbjudanden som förlorades, vilka konkurrenter som vinner mark och om den genomsnittliga tiden att stänga ökar eller minskar.
  2. för en kundtjänstorganisation är det viktigt att spåra den genomsnittliga tiden för att avsluta ärenden och lämna kunderna nöjda.
  3. och marknadsföringsorganisationer vill spåra kampanjens effektivitet och avkastning.

Salesforce fortsätter med att föreslå:

” Ställ frågor och börja högst upp. När du utformar rapporter och instrumentpaneler, definiera först vad dina chefer, din VD; VPs för försäljning, marknadsföring, Support; och dina kanaler behöver veta för att driva sin verksamhet. Vilka är deras nyckeltal? Vilka beteenden vill de uppmuntra?”

bestäm sedan vilka data du behöver fånga för att skapa rapporter i Salesforce som visar dessa KPI: er i aktion.

Så här skapar du en ny rapport i Salesforce.

hur man skapar en ny rapport i Salesforce

låt oss dyka in.

första sakens första: Salesforce tillhandahåller två fönsterstilar-Classic och Lightning.

skärmdumparna nedan är tagna med Salesforce Classic. Så om ditt fönster ser annorlunda ut klickar du bara på din profilikon längst upp till höger och klickar på ”Byt till Salesforce Classic”.

Klicka nu på” Rapporter”i de övre flikarna så ser du något så här:

width=

width=

Låt oss skapa en ny rapport. Gå vidare och klicka på ”Ny rapport” som markerad på bilden ovan, och du ser det här fönstret:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

Salesforce skapar automatiskt många standardrapporter åt dig. Det är ofta lättare att börja med en av dessa och anpassa den efter dina behov.

varför uppfinna hjulet igen?

som ett exempel, Jag kommer att skapa en Opportunities pipeline rapport för att visa tillståndet för mina affärsmöjligheter—börjar med pre-made opportunities report.

hämta dina lager i rapportbyggaren

När du har skapat en ny rapport kommer du till rapportbyggaren.

men var inte orolig: det här ser mycket mer komplicerat ut än det faktiskt är i verkligheten.

Varning: Salesforce-rapporter sparar inte automatiskt. Så se till att spara dina ändringar innan du lämnar sidan. Och om du anpassar en befintlig rapport använder du funktionen ”Spara som” för att spara den som en separat rapport så att du inte sparar över originalet.

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

fönstret rapportbyggare har tre rutor:

  1. Fältfönstret visar alla datafält som du kan lägga till i din rapport. Du kan bläddra i mapparna eller använda sökfältet högst upp för att hitta det du behöver.
  2. förhandsgranskningsfönstret visar en förhandsgranskning av dina data som hjälper dig att bygga din rapport. (Det visar bara högst 50 rader för förhandsgranskningsändamål, men alla dina data kommer att ingå i din slutrapport).
  3. filterfönstret låter dig filtrera data som ingår i din rapport—till exempel efter datum eller status.

När du blir bättre på att skapa rapporter i salesforce börjar du inse att din rapport bara är så bra som de data du inkluderar i den.

skräp i. Skräp ut.

Så här väljer du rätt data du behöver för att måla rätt bild.

hur man drar och släpper de datafält du behöver

Du kan dra och släppa det mesta i Report Builder.

allvarligt, den här saken är som Tetris. (Men tyvärr, ingenstans nära så beroendeframkallande…)

börja med att bli av med de fält du inte vill ha. Klicka bara på kolumnens fältnamn i förhandsgranskningsfönstret och dra och släpp sedan tillbaka det i fältfönstret.

sök sedan efter de fält du vill ha och dra och släpp dem i förhandsgranskningsfönstret.

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

i förhandsgranskningsfönstret finns det också ett alternativ att” ta bort alla kolumner ” (markerade i gult), om du vill börja om från början.

i det här exemplet använder jag den här dra-och-släpp-funktionen för att lämna mig med de fyra fälten jag behöver för min Säljprojektrapport.

sedan i nästa avsnitt filtrerar vi dessa valda datafält för att bara visa de data du vill ha.

filtrera nu dina Salesforce-rapportdata

var och en av de färdiga Salesforce-rapporterna kommer med en uppsättning genväg, standardfilter. (Och om du inte ser de filter du behöver kan du skapa anpassade.)

i mitt exempel måste jag begränsa data till endast öppna möjligheter (filtrera bort de stängda möjligheterna).

i det här fallet kunde jag helt enkelt använda den medföljande filtergenvägen, ”Möjlighetsstatus”, för att välja ”Öppna”. Men låt oss göra det manuellt för att förstå hur man skapar ett anpassat filter.

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

Klicka först på”Lägg till”. Detta kommer att ta upp raden med alternativ markerade i grönt.

eftersom jag bara vill se öppna möjligheter har jag valt ”Stage”, ”not equal to”, ”Closed Won, Closed Lost”. (På bilden måste jag fortfarande klicka på ” Ok ” för att applicera filtret.)

det finns massor av alternativ här, så det är bäst att tänka på vad du behöver filtrera och helt enkelt skriva in den första rullgardinsmenyn.

förstå dessa 4 rapporttyper

nu har du dina data fångade och filtrerade, det är dags att visa det på det mest tillgängliga sättet.

Salesforce kan skapa rapporter i fyra format (för ett mer djupgående utseende, läs den ultimata guiden för rapporttyper):

  1. Tabellformatet är precis som ett Excel-kalkylblad. Det är det enklaste sättet att lista dina data och visa kolumner och rader. (Detta är vad vi har använt hittills).
  1. Sammanfattningsformatet är som Tabellformatet, men det låter dig sammanfatta din rapport på vilket sätt du vill—till exempel delsummor och summor.
  1. Matrisformatet är inte lika förvirrande som filmerna. Den listar sammanfattningar av dina data i ett rutnät, med vertikala och horisontella kriterier. Detta gör att du kan se hur olika sammanfattningar jämför varandra.
  1. Det sammanfogade formatet är exakt det—sammanfogade. Det låter dig sammanställa flera rapporter till en. (Sidnot: sammanfogade rapporter är inte tillgängliga i startpaketet.)

idag kommer vi att fokusera på tabellform och sammanfattande rapporter. Dessa två är grunden för att skapa rapporter i Salesforce —ormens huvud om du vill.

hittills har vi använt Tabellformatet:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

klicka på rullgardinsmenyn för att ändra den till Sammanfattningsformatet:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

nu måste du använda ett fält för att sammanfatta dina data.

för att göra detta kan du dra i ett nytt fält från Fältfönstret. Eller om du redan har sammanfattningsfältet i förhandsgranskningsfönstret som jag, dra och släpp det helt enkelt i utrymmet för att skapa en gruppering.

nedan kan du se min rapport i Sammanfattningsformat, sammanfattat av steg:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

Låt oss nu avsluta din Salesforce-rapport

diagram har magin för att göra dina data lättförståeliga.

Du måste också lägga till ett diagram innan du kör din rapport för att den ska visas på instrumentpanelen.

i mitt exempel behöver jag ett grundläggande trattdiagram för denna Möjlighetsrörledning:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

i Diagramredigeraren kan du välja den mest relevanta diagramtypen för din rapport. Salesforce tillhandahåller också en massa sätt att konfigurera ditt diagram.

När du har skapat ditt diagram och klickat på ”OK” lägger Salesforce till diagrammet i din rapport.

hur du kör din försäljningsrapport

som du kan se från den gula markeringen i bilden ovan visar rapportbyggaren fortfarande bara en förhandsgranskning av vår rapport.

så vi måste köra rapporten för att se den fullständiga med alla våra data inkluderade. Klicka bara på ”Kör rapport” för att göra detta:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

Salesforce kommer sedan att avsluta rapportbyggaren och du får se slutrapporten:

skapa rapporter i Salesforce

skapa rapporter i Salesforce

om du inte redan har gjort det, glöm inte att spara rapporten. Var noga med att ge det ett unikt namn och fyll i alla fält för framtida referens:

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

Ta-da! Du har just skapat en kickass Salesforce-rapport.

även Leo är imponerad.

skapa rapporter i salesforce

skapa rapporter i salesforce

slutsats

varje företag behöver tydliga, lättsmälta rapporter för att upptäcka de insikter som behövs för att utvecklas effektivt och effektivt.

och nu när du vet hur du använder dina data med Salesforce-rapporter behöver du inte vara som den frustrerade Lego man från början längre.

att skapa Salesforce-rapporten ska inte vara svårt. Eftersom det verkliga arbetet börjar först efteråt.

Du måste använda de insikter du har hämtat från rapporten för att gå vidare—annars, vad är poängen?

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.